Zo zorg je voor de beste schriftelijke overdracht van jouw bestuursjaar

Joram van Velzen avatar

Geschreven door 

Laatst gewijzigd op 

Gedurende de jaren heb ik bij veel verschillende organisaties mogen meedraaien of een kijkje in de keuken mogen nemen. Grote en kleine organisaties, jong of oud: overal blijkt het ontzettend lastig om te zorgen voor een goede schriftelijke overdracht. Er zit best een hele kunst in het goed opschrijven van alles wat er in een bestuursjaar gebeurt en het grootste cadeau wat je aan je opvolgers kan geven is een goede overdracht. Lees verder, want: documenteren kun je leren!

Waarom moet ik eigenlijk documenteren?

Voor sommigen zal deze vraag aanvoelen als een no-brainer, maar ik heb in het verleden zeker wel eens bestuurders gesproken die een schriftelijke overdracht niet enorm belangrijk vonden. Het argument is dan dat het vooral veel tijd kost en dat je sommige dingen ook gewoon moet ervaren. Je kan immers niet alles uit een boek leren. 

Daar ben ik het ook zeker mee eens. Soms moet je gewoon iets proberen en leren van de fouten die je maakt. Tegelijkertijd heeft elke bestuurder wel eens of meerdere keren in zichzelf gevloekt wanneer die erachter kwam dat een voorganger niet goed heeft gedeeld waar die allemaal mee bezig is geweest. 

Een schriftelijke overdracht is een waardevolle manier om kennis door te geven van het ene bestuursjaar naar het volgende. Hierbij gaat het niet alleen om kennis van de lopende projecten en activiteiten, maar geeft het ook inzichten in de interne processen, relaties met externe partijen en belangrijke beslissingen die zijn genomen. Door dit alles zorgvuldig en gedetailleerd vast te leggen, helpt een schriftelijke overdracht het nieuwe bestuur om snel op de hoogte te zijn en de continuïteit van jullie organisatie te waarborgen.

Of het nou over de inloggegevens van de social media gaat, een handboek voor ALV’s of lopende samenwerkingsafspraken: sommige dingen wil je gewoon helder en vindbaar op papier hebben. Daarom moet er dus goed gedocumenteerd worden. 

Het voorkomen van fouten en misverstanden
Een goede schriftelijke overdracht kan ook helpen om fouten en misverstanden te voorkomen. Wanneer belangrijke informatie mondeling wordt overgedragen, bestaat het risico dat details verloren gaan of verkeerd worden begrepen. Overdrachtsdocumenten helpen door te dienen als een naslagwerk waarin alle relevante informatie op een gestructureerde en begrijpelijke manier is vastgelegd. Zo verminder je de kans op verwarring. 

Efficiënte overgangsperiode
Wanneer een nieuw bestuur de verantwoordelijkheid overneemt, kunnen goed geschreven overdrachtsdocumenten de overgangsperiode behoorlijk verkorten. Zo kan het nieuwe bestuur snel begrijpen wat er speelt en hoe ze hun rol het beste kunnen vervullen. Hierdoor kunnen ze zich richten op besturen en voorkom je dat je kostbare tijd verspilt met inkomen in het bestuursjaar.

Toekomstige groei en ontwikkeling
De overdracht is niet alleen nuttig voor de directe overgang van het ene bestuur naar het andere, maar heeft ook invloed op de lange termijn. Door de geschiedenis en het verleden van de vereniging vast te leggen, kunnen bestuursleden ook opvolgers inspireren. Ze kunnen lessen trekken uit eerdere successen en mislukkingen, waardoor de organisatie zich beter kan ontwikkelen en groeien.

Wanneer moet je ermee beginnen?

Als je deze vraag stelt, ben je al te laat. Zoals ik ook al tipte in dit blogartikel: begin vanaf dag 1 met het opschrijven van waardevolle informatie. Een valkuil waar veel bestuurders intrappen is dat ze aan het einde van hun jaar pas beginnen met nadenken over overdrachten. Dit heeft twee nadelen. Ten eerste ben je 90% van de informatie die je aan het begin van het jaar wilde weten, alweer vergeten. Ten tweede ligt het enthousiasme en de motivatie voor dit soort taakjes aan het eind van het jaar vaak toch een stuk lager dan vooraf gedacht. Het gevolg? Een incomplete en afgeraffelde overdracht. Als dit jaar op jaar elkaar opvolgt, dan krijg je zo’n ‘leuk, maar toch net niet’ document. Erg jammer en erg voorkombaar!

Maar hoe zorg je dat je dingen gedurende je jaar goed bijhoudt? Dat kan op allerlei verschillende manieren. Organiseer met je bestuur een periodieke evaluatie en schrijf de verbeterpunten daaruit op, of direct na je inwerking welke dingen jij zou willen meegeven aan jouw opvolger. Zelf hield ik bij in de notities van m’n telefoon waar ik tegenaan liep. Dit heb ik goed bijgehouden en aan het einde van het jaar een hele hoop nieuwe documenten kunnen schrijven.

Wat moet je vooral niet doen?

Er zijn natuurlijk ook valkuilen voor het opstellen van een goede schriftelijke overdracht. En wij zouden geen OnCourse Trainingen heten als wij daar geen tips voor zouden hebben!

Onduidelijkheid en gebrek aan detail: 
Een van de grootste valkuilen is het schrijven van een vage of oppervlakkige overdracht. Het is van cruciaal belang om gedetailleerd en specifiek te zijn bij het documenteren van belangrijke informatie, zoals lopende projecten, contactgegevens, en procedures. Anders kan de overdracht zijn doel missen.

En tegelijkertijd…

Te uitgebreid of onoverzichtelijk:
Hoewel details belangrijk zijn, kan een té uitgebreide overdracht overweldigend zijn. Het is heel belangrijk om een evenwicht te vinden tussen gedetailleerdheid en beknopte, goed georganiseerde informatie.

Het beste overdrachtsdocument is het document wat gelezen wordt.’

Lars van Scheijndel – Oprichter van OnCourse Trainingen

Geen systematische structuur: 
Een ongeorganiseerde overdracht kan verwarrend zijn voor degenen die het lezen. Het is belangrijk om een duidelijke structuur te volgen bij het opstellen van de overdracht, met duidelijke secties voor verschillende soorten informatie, zoals financiën, evenementen, externe relaties, en meer. Trek dus één lijn in hoe alle bestanden ingedeeld worden.

Slechte organisatie van documenten en bestanden:
Het is niet voldoende om alleen een goed geschreven document te hebben. Bestuursleden moeten er ook voor zorgen dat alle relevante bestanden en documenten goed georganiseerd en toegankelijk zijn voor hun opvolgers. Bijna alle organisaties hebben wel iets van een online cloud-omgeving. Zorg dat deze netjes, overzichtelijk en op orde is.

Alleen overdrachten voor het bestuursleden:
Bestuursleden kunnen de neiging hebben om in hun eigen bubbel te leven. Een organisatie bestaat echter uit meer dan enkel een bestuur. Vaak zijn er ook nog meerdere werkgroepen en commissies die ook elk jaar van leden wisselen. Ook die organen (misschien wel juíst die organen) moeten een goede overdracht hebben. Als bestuur kan je hier een aanzet voor geven.

Ter afronding

Een hele hoop dingen die in dit artikel staan kunnen aanvoelen als volstrekt vanzelfsprekend. De praktijk laat echter zien dat er voor veel organisaties nog een hoop werk aan de winkel is. Een inside joke die we ik vaak terughoor is dat je voorganger nooit iets goed kan hebben gedaan. Zorg dat jouw opvolgers niets te klagen hebben 😉

+ berichten

Wil je op de hoogte blijven?

Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief. Je weet het dan als eerste als we een nieuw blogartikel plaatsen!


Geplaatst op

in

door