Zo ontdek je de jaarlijkse cyclus van je organisatie

admin avatar

Geschreven door 

Laatst gewijzigd op 

Je bent het hele jaar bezig. Ingewerkt worden, van alles organiseren, crises managen. En dan: vacatures schrijven en opvolgers zoeken. Voordat je het doorhebt, is je bestuursjaar alweer voorbij. Hè? Nu al?!

Je voorgangers hebben deze stappen ook doorlopen. En je opvolgers zullen dat ook doen. Elk bestuursjaar is uniek, maar voor elke (studenten)organisatie zijn er grote lijnen te vinden. Je kunt dit zien als de hartslag van je organisatie, want of je er wel of niet mee bezig bent, je hartslag gaat door. Dit noemen we een jaarcyclus

Die jaarcyclus kan jou als bestuurder helpen met inzien hoe lang je jaar nog duurt, maar het is ook heel krachtig als het hele bestuur begrijpt wat een jaarcyclus is. Je weet welke acties wanneer uitgevoerd moeten worden, waardoor je niet te laat bent met bijvoorbeeld het starten van een sollicitatieprocedure

De jaarcyclus kan ook gebruikt worden als rode draad in een jaarplanning. Dit zijn twee verschillende dingen: waar een jaarcyclus een concept is waar de meeste (studenten)organisaties mee te maken hebben, is een jaarplanning een middel om iedereen in je organisatie te laten werken aan hetzelfde doel. 

Een jaarcyclus wordt niet gemaakt of bedacht, die bestaat gewoon. Het bestaat uit onderdelen die elk jaar terugkomen. Het zijn dingen die sowieso gebeuren als je organisatie bestaat. Een jaarlijkse wintersport is dus geen onderdeel van je jaarcyclus, het schrijven van een jaarverslag wel. 

Meestal loopt je jaarcyclus gelijk met je bestuursjaar. De volgende zaken kom je sowieso tegen in een jaarcyclus:

  • Inwerking, overdracht en wissel 
  • Jaarplan
  • Begroting, realisatie en boekjaar
  • Opvolgers zoeken
  • Jaarverslag
  • Zomervakantie of reces 

De volgende zaken kun je ook tegenkomen in een jaarcyclus, maar niet per se. Dit verschilt meestal per vereniging. 

  • Werving nieuwe leden, groeien van achterban
  • Werving commissies
  • Halfjaarverslag

ALV’s komen niet terug in een jaarcyclus. De ALV’s kun je wel aan de hand van een jaarcyclus plannen. Misschien kun je meerdere belangrijke onderwerpen makkelijk in één ALV behandelen, waardoor je minder ALV’s hoeft te houden. (Jaarlijks terugkerende) activiteiten komen ook niet voor in een jaarcyclus, want je jaarcyclus gaat door, ook als de activiteiten niet doorgaan. 

Een jaarcyclus is geen bijbel. Zweer er dus niet bij! Het is bedoeld als middel om een belangrijk concept in kaart te brengen. En net als (trainings)modellen, is het vaak een versimpeling van de werkelijkheid. Maar die versimpeling zorgt er wel voor dat je hier makkelijk over kunt communiceren. 

Als je de jaarcyclus in kaart hebt, is het makkelijk om dit concept over te dragen aan je opvolgers. Die snappen dan direct dat er zaken zoals een begroting en overdracht zijn die plotseling voor je deur zullen staan, maar ook dat er zaken zijn die de doorontwikkeling en groei van de organisatie bevorderen. 

In andere woorden: het beperkt de noodzaak voor reactionair leiderschap, en zet de deur open voor visionair leiderschap. 

Sommige organisaties kunnen dit artikel twee keer toepassen, omdat ze met twee verschillende cyclussen te maken hebben. Politieke jongerenorganisaties en medezeggenschapsorganen en -fracties hebben allemaal te maken met twee cyclussen. In de politiek komt er (meestal) een cyclus van 4 jaar bij, in de medezeggenschap een cyclus van 2 jaar. 

Het in kaart brengen van je jaarcyclus geeft het inzicht dat je nodig hebt om visionair te kunnen besturen, zonder onnodige verrassingen. Je opvolgers zullen blij met je zijn: door ze de jaarcyclus uit te leggen hebben ze direct helder waar ze aan toe zijn. 

Website | + berichten

Wil je op de hoogte blijven?

Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief. Je weet het dan als eerste als we een nieuw blogartikel plaatsen!


Geplaatst op

in

door

Reacties

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *