Corona heeft ons allemaal geraakt, maar toen de maatregelen verdwenen, werd alles heel snel weer normaal. Dat gold niet voor studentenorganisaties, omdat die veel draaien om activiteiten die niet mochten plaatsvinden tijdens de maatregelen. Twee jaar lang werden minder mensen lid, konden er veel minder activiteiten georganiseerd worden en was het lastig om bijdragende leden (bestuurs- en commissieleden) te krijgen voor de vereniging. Bijna 4 jaar later zijn er nog steeds verenigingen die niet zijn hersteld van deze klappen.
Ook als er geen pandemie door de wereld raast, kan het voortbestaan van een vereniging in de knel komen. Vaak heb je dit te laat door. Wat de vereniging ooit geweest is, blijft de richtlijn, terwijl het ledenaantal, budget en aantal leden dat actief wil zijn daar niet meer bij past. Op den duur is er zo’n groot vacuüm ontstaan dat je geen opvolgers kunt vinden, er veel te weinig mensen naar activiteiten komen en raak je je budget en sponsoring kwijt.
Het is belangrijk om in te kunnen schatten hoe gezond je vereniging is. Als je hier niet actief mee bezig bent, merk je het niet of nauwelijks als die gezondheid achteruit gaat. Het model hieronder laat zien hoe de verschillende factoren van een gezonde vereniging op elkaar werken.
Bij het oprichten van een vereniging heb je draagvlak nodig: een vereniging is ten slotte niets zonder mensen. Dat draagvlak zal uiteindelijk doorstromen in steun: mensen gaan zich actief inzetten voor de organisatie. Dat stroomt uiteindelijk weer door naar (positieve) naamsbekendheid, en dat zorgt weer voor meer draagvlak.
Zolang de organisatie dit model blijft doorlopen, vindt er groei plaats: meer leden, meer bijdragende leden, meer budget vanuit sponsoren en de onderwijsinstelling, etc. Zie het als een opwaartse spiraal.
Het kan ook gebeuren dat je stabiel blijft. De organisatie trekt dan ongeveer zoveel nieuwe leden als dat er jaarlijks vertrekken (afstuderen, stage, andere studie, etc.). Je doorloopt dan hetzelfde model, maar op een lager tempo.
Wanneer dit tempo te laag wordt, of zelfs achteruit loopt, zal je vereniging krimpen. Minder bijdragende leden betekent minder activiteiten, minder reden om lid te worden, minder leden, minder budget, etc., zie het model hieronder. Je komt dan eigenlijk in een neerwaartse spiraal terecht: dit wil je natuurlijk absoluut niet.
Hoe voorkom je dan dat je vereniging in zo’n neerwaartse spiraal komt? Door op tijd te handelen als het dreigt te gebeuren. En hoe weet je wanneer je moet handelen? Door regelmatig (jaarlijks of vaker) te meten hoe het met de vereniging gaat.
In het model hierboven staan verschillende punten. Sommigen daarvan kunnen gemeten worden, anderen niet. Dit is een lijst van de sleutelwaarden die je kunt bijhouden om de gezondheid van je vereniging te meten:
- Draagvlak
- Aantal leden: iedereen die is ingeschreven
- Grootte achterban: potentiële leden (voor studieverenigingen is dit alle studenten van aangesloten opleidingen)
- Percentage van achterban dat lid is: Percentage=100grootte achterbanaantal leden
- Steun
- Aantal bijdragende leden: bestuur, commissieleden en eventuele andere bijdragende leden (iemand die alleen naar borrels komt, is niet gelijk bijdragend lid)
- Percentage van leden dat bijdragend lid is: Percentage=100aantal ledenaantal bijdragende leden
- Aantal sollicitanten voor bestuur (wie het zijn hoef je niet te weten)
- Aantal succesvol georganiseerde activiteiten
- Aantal deelnemers op activiteiten
- Gemiddeld aantal deelnemers op activiteiten: Percentage=aantal deelnemers op activiteitenaantal activiteiten
- Aantal sponsoren
- Totaal sponsorgeld
- Gemiddelde sponsoring per sponsor: Percentage=totaal sponsorgeldaantal sponsoren
- Jaarlijkse gift onderwijsinstelling
Zoals je ziet, valt er niets te meten over (positieve) naamsbekendheid. Dat kun je wel proberen met een enquête, maar hier zal nooit een heel concreet getal uitkomen. We hebben het daarom weggelaten.
Deze sleutelwaarden wil je stabiel hebben, of laten groeien. Als ze minder worden, kun je het beste nagaan waarom dat gebeurt en bepalen hoe je het op kunt lossen. Benieuwd naar hoe je dat kan doen? Meld je onderaan deze pagina aan voor de nieuwsbrief, en wordt als eerste op de hoogte gesteld wanneer we het hier over hebben in een blogartikel.
Als je dit jaarlijks uitzet, voorkom je dat je belangrijke signalen mist. Bijvoorbeeld, als je vereniging jaarlijks 10 sollicitanten krijgt voor een bestuur van 6, merk je er weinig van als er elk jaar 1 minder solliciteert. Totdat er uiteindelijk minder dan 6 mensen solliciteren voor bestuur, en je met een bestuurder minder zit. Omdat het bestuur (meestal) elk jaar wisselt, heb je deze krimp niet snel in de gaten.
Deze sleutelwaarden leveren het meeste op als je ze van meerdere jaren naast elkaar kan zetten. Het liefst in een grafiek. Je kunt daarom het beste nu beginnen met deze waarden opschrijven, zodat je opvolgers straks al een jaar aan gegevens hebben.
Wordt het tijd om eens grondig te kijken hoe je organisatie ervoor staat? Met onze OnCourse QuickScan kunnen wij je helpen! Klik hier voor meer informatie.
Lars heeft bestuursjaren gedaan bij Studievereniging Indicium, Café HideOut en gemeenteraadspartij Student & Starter. Ook heeft hij er drie jaren in de instituutsraad en opleidingscommissie op zitten.