Ze zeggen weleens: je bestuursjaar is voorbij voordat je het doorhebt. Nou, ik kan je zeggen: hetzelfde geldt voor drie bestuursjaren. Pas als je jaar voorbij is, heb je de rust in je kop en de ruimte in je agenda om de geleerde lessen écht te verwerken. Maarrrrr ons doel bij OnCourse Trainingen is natuurlijk om jou een zo geslaagd jaar mogelijk te geven tijdens je jaar, dus hierbij wat lessen die ik heb meegenomen uit mijn bestuursjaren.
Structuur
Ik heb mezelf nooit omschreven als iemand die goed is of houdt van structuur aanbrengen. Integendeel: ik gedij zelf juist goed bij een beetje chaos. Om die reden had ik, vooral tijdens mijn eerste bestuursjaar, een flinke dosis tegenzin als het ging om planningen maken, dingen opschrijven of lang over dingen nadenken. Ik was als een jonge hond, van hot naar her aan het springen, barstend van enthousiasme en enorm gemotiveerd. De nadruk lag op veel doen, in plaats van me in een paar dingen volledig vastbijten.
Nog steeds heb ik hier wel een handje van en dat is ook niet per definitie iets negatiefs. Als je een team hebt met enkel gestructureerde mensen, zijn wildcards ook weleens goed. Tegelijkertijd is het goed om te zoeken naar een goede balans. Bij elke functie ligt een bepaalde verantwoordelijkheid en dat betekent dat de portefeuilles op orde moeten zijn. Je bestuursgenoten moeten zicht kunnen hebben op jouw bezigheden en leden vragen ook om duidelijke communicatie. Vind een vorm die voor jou en je collega’s werkt.
Een goed team is de basis
Dit thema kan aanvoelen als een open deur. Zo stond ik er ook een beetje in voordat ik begon met besturen. ‘Natuurlijk moet je goed kunnen samenwerken, duh! We gaan wel een drankje doen vooraf of zo en er is ook nog een inwerkweekend.’
Het is alleen vele malen ingewikkelder dan dat. Anderen gaan allergieën bij jou naar boven halen waarvan je niet wist dat ze bestonden. Je gaat op momenten helemaal klaar zijn met alles wat met die vereniging te maken heeft, de ander ook en dan moet je nog steeds samen aan het roer staan. Ook heb je één gekaderd jaar en in dat jaar wil je samen het onderste uit de kan halen.
Later zullen we nog een heel blogartikel schrijven over samenwerken met je bestuur. Wil je op de hoogte gesteld worden als dat artikel uitkomt? Laat dan hier je mailadres achter:
Voor nu zal ik kort een aantal aandachtspunten benoemen.
- Je gaat je bestuursgenoten tijdens je bestuursjaar waarschijnlijk vaker zien dan wie dan ook. Vaker dan je familie of je vrienden. Daarvoor is het écht van belang dat je allemaal je best doet om tot elkaar te komen, om wat van jezelf te laten zien en om een luisterend oor te bieden als een ander zich kwetsbaar opstelt. Dit betaalt zich dubbel en dwars uit.
- Probeer zicht te krijgen op elkaars krachten en kwetsbaarheden
- Iedereen wil zich gezien voelen. Heb oog voor bestuursgenoten die veel in hun eentje moeten werken en spreek waardering uit.
Maak alles overdraagbaar
Ik heb ooit gezegd: je bestuursjaar is niets waard als je het niet overdraagt. Daar sta ik nog steeds achter. Je jaar is voorbij voordat je het weet en voor je opvolgers zijn dingen lang niet zo vanzelfsprekend als ze onderhand voor jou zijn geworden. Je jaar kan zo fantastisch mogelijk zijn, maar niemand wilt dat de vereniging daarna weer inkakt. Begin daarom vanaf dag 1 met opschrijven van waardevolle informatie, maak draaiboeken (ook i.s.m commissies) en houd aan het eind van je jaar genoeg tijd vrij voor overdrachtsmomenten. Bespreek ook met je bestuursgenoten wat buiten jullie functies en portefeuilles valt, maar wat wel relevant is om te documenteren. Tot slot: zorg voor een nuttig en verbindend overdrachtsweekend of inwerkweekend. Het draagt bij aan de teamontwikkeling van je opvolgers en geeft je de kans om echt de diepte in te duiken in je overdrachten.
Lees in dit artikel meer over hoe je zorgt voor een goede schriftelijke overdracht!
Vraag om hulp
Pas toen ik oud-bestuurder werd, zag ik de onschatbare waarde van oudgedienden in. Gek genoeg maakte ik die fout elke keer opnieuw. Er is vaak enorm veel kennis en welwillendheid bij oud-bestuursleden of oud-leden. Zij kunnen je voorzien van advies, invliegen bij hand- en spandiensten of hebben een goed netwerk. Nu ik zelf oud-bestuurder ben, hoop ik soms dat mijn opvolgers me vaker zouden weten te vinden. Toevallig weet ik dat dit voor veel anderen ook geldt.
Los daarvan hebben veel verenigingen een Raad van Advies of Raad van Toezicht. Stel hen tijdig op de hoogte van grote ontwikkelingen en laat ze niet onderbenut. Heeft je vereniging nog niet zo’n orgaan? Stel die dan aan!
Bestuur is werk
Nu een les die ik heb geleerd die sommige collega’s van mij nog wel eens als controversieel zagen. Bestuur is werk. Tijdens een evenement ben je verantwoordelijk, dus kan je niet volledig ontspannen. Tijdens contact met je onderwijsinstelling ben je in functie, dus gedraag je je professioneel. En misschien nog wel het belangrijkste: als je door school loopt en een lid spreekt je aan, ben je een bestuurslid. Hiermee wil ik absoluut niet zeggen dat je niet jezelf moet zijn, maar ik wil wel onderstrepen dat je een verantwoordelijkheid hebt.
Te vaak heb ik gezien dat bestuursleden tijdens hun eigen borrels stomdronken waren of ruzie maakten met leden. Laat ik heel duidelijk zijn: dat soort gedrag is niet alleen gênant voor jou als persoon, maar ook een teleurstelling voor jouw vereniging. Benader jezelf, je collega’s en je werkzaamheden professioneel en het betaalt zichzelf volledig terug.
Alles is bewegingsopbouw
Dit is tijdens mijn bestuursjaar bij de Landelijke Studentenvakbond een beetje mijn stokpaardje geworden. Alles, letterlijk alles, wat je doet moet een doel hebben. Stel jezelf de vragen: ‘Waarom doe ik dit?’ ‘Wat wil ik hiermee bereiken?’ en ‘Hoe versterkt dit mijn vereniging?’. Voor mij is het antwoord op een gegeven moment duidelijk geworden. Mijn doel is bewegingsopbouw. Bij alles wat ik doe ben ik bezig met de studentengemeenschap sterker te maken, te vergroten, op te leiden, inclusiever te maken en beter te positioneren. Dat kan allemaal erg zweverig klinken, maar uiteindelijk komt het erop neer dat zowel inhoudelijke- als niet inhoudelijke activiteiten hét middel zijn om te zorgen dat studenten in hun kracht staan. Misschien is jouw bredere doel wel heel anders, maar zorg dan in ieder geval dat je een stip op de horizon hebt waar je met z’n allen naartoe werkt.
Geniet
Als je zover bent gekomen in dit blogartikel, dan is dat een teken dat je in ieder geval meer dan een beetje geïnteresseerd bent in een betere bestuurder worden. Heel tof! Laat ik alleen het blogartikel eindigen zoals ik ‘m begon: je bestuursjaar is voorbij voordat je het doorhebt. Neem daarom ook de tijd en pak de rust om even stil te staan bij alles. Geniet, heb lol, speel en neem de boel niet altijd even serieus. Heel veel plezier!
Ben je benieuwd wat Chiel en Lars hadden willen weten aan het begin van hun bestuursjaar? Check het blogartikel dan hier!
Joram is sociaal werker, heeft twee bestuursjaren bij Studievereniging Avanti gedaan, vijf jaar lang studenten vertegenwoordigd in de medezeggenschap en is oud-voorzitter van de Landelijke Studentenvakbond.