Ik vertelde eens aan een kennis dat ik een bestuursjaar deed bij een studentenorganisatie. Ze was blij voor me en stelde geïnteresseerde vragen. Op een gegeven moment vroeg ze me welke functie ik deed. Toen ik vertelde dat ik voorzitter was, zei ze: ‘Oooh, de voorzitter!’. Mijn bestuursgenoten en ik hebben de rest van het jaar smakelijk gelachen om die situatie.
Maar wat maakt een voorzitter nou zo opmerkelijk? En is dat terecht?
Omschrijving van de functie
De voorzitter van een studentenorganisatie is primair verantwoordelijk voor het leiden van de organisatie en het vertegenwoordigen van de belangen van haar leden. De voorzitter zorgt voor de algemene sturing en coördinatie van de activiteiten en besluitvormingsprocessen binnen de organisatie, en draagt bij aan het behalen van de doelstellingen. Dit betekent meestal ook dat de voorzitter de bestuursvergaderingen en ledenvergaderingen voorzit.
De taken van een voorzitter
De taken van een voorzitter zijn uiteenlopend. Elke organisatie geeft er ook een nét iets andere invulling aan. De taken zoals hieronder omschreven komen meestal terug binnen de functie van voorzitter.
- Voorzitten van bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen, waarbij je zorgt voor een gestructureerde afhandeling van de agenda en besluitvorming.
- Coördineren van de planning en evaluatieprocessen om de doelen van de organisatie te bereiken.
- Bevorderen van samenwerking binnen het bestuur.
- Oplossen van conflicten binnen de organisatie op een effectieve en diplomatieke wijze.
- Organiseren en/of ondersteunen van initiatieven voor professionele ontwikkeling van de leden en het bestuur. Training afnemen?
- Verantwoordelijk voor de algemene rapportage aan de leden tijdens de algemene ledenvergaderingen over de prestaties en toekomstplannen van de organisatie.
- Contact met externen, zoals de pers.
Valkuilen
De functie van voorzitter draagt ook een aantal valkuilen met zich mee. Let hierop, want vertrouwen komt te voet en gaat te paard!
Denken dat je de baas bent: Deze valkuil komt helaas heel erg vaak voor. De voorzitter coördineert het bestuur, maar is absoluut niet de baas. Als voorzitter heb je de taak om te zorgen dat bestuursleden in hun kracht staan en zo goed tot hun recht komen. Anderen hebben vaak ook het idee dat je de baas bent. Daar komt ook de opmerking ‘Oooh, de voorzitter!’ vandaan.
Autoritaire leiderschapsstijl: Het domineren van discussies of het nemen van beslissingen zonder input van andere bestuursleden kan leiden tot weerstand en een gebrek aan betrokkenheid bij het team.
Slecht delegeren: Proberen om alles zelf te doen kan niet alleen leiden tot persoonlijke overbelasting, maar hiermee laat je ook de talenten en capaciteiten van andere bestuursleden onderbenut. Onthoud: delegeren kun je leren!
Het vermijden van conflicten: Spanning hoort erbij. Als je niet tijdig conflicten aanpakt, dan kan het grotere problemen veroorzaken. Een effectieve voorzitter moet in staat zijn om conflicten op een constructieve manier te beheren. Dit betekent niet keihard laten ontploffen, maar ook niet onder het tapijt vegen.
Micromanagen: Wanneer je te veel aandacht besteedt aan kleine details, loop je het risico om het zicht op het grotere geheel te verliezen. Je bestuursgenoten raken geïrriteerd omdat ze zich op de vingers voelen gekeken en jij hebt geen tijd meer om je eigen taken uit te voeren.
Te weinig oog hebben voor teamdynamiek: Als je niet investeert in teambuilding en de dynamiek binnen het team negeert, dan kan dit leiden tot een gebrek aan samenhang en samenwerking.
Conclusie
Hopelijk heb je nu iets meer zicht op de rol, taken en valkuilen die horen bij deze functie. Tegelijkertijd vult elke organisatie de functie anders in, dus voel je vrij om hier (doordacht) van af te wijken. Vergeet niet om ook voorgangers en/of voorzitters van andere organisaties te spreken over hun ervaringen. Er is veel waardevols te leren!
Joram is sociaal werker, heeft twee bestuursjaren bij Studievereniging Avanti gedaan, vijf jaar lang studenten vertegenwoordigd in de medezeggenschap en is oud-voorzitter van de Landelijke Studentenvakbond.