Waarom je altijd onvoorziene kosten meeneemt in je begroting

Chiel Boot avatar

Geschreven door 

Laatst gewijzigd op 

Tijdens de jaren dat ik betrokken ben geweest bij studieverenigingen, stichtingen en eigenlijk allemaal verschillende organisaties is mij een ding opgevallen. De bestuurders zijn vaak jong en onervaren. Dit is geen probleem, maar fouten maken is hierdoor onontkoombaar.

Wat en waarom onvoorzien? 

De onvoorziene kosten zijn eigenlijk letterlijk zoals je het zegt. Dit potje is voor kosten die niet voorzien (onvoorzien) waren. De kosten die je onder deze post schuift zijn kosten die niet inbegroot waren.  

Het opnemen van onvoorziene kosten in een begroting is verstandig om te doen om vier redenen:

  1. Onzekerheid & Risicobeheer: De toekomst is vaak onvoorspelbaar en er kunnen zich onverwachte situaties voordoen, zoals technische problemen, veranderende ledenactiviteit, of natuurrampen. Het opnemen van een post voor onvoorziene kosten is een vorm van risicobeheer. Het stelt je in staat om financiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit grote invloed heeft op de rest van je begroting of je spaarpot.
  1. Realisme: Een begroting die alleen rekening houdt met verwachte kosten kan te optimistisch zijn. Onvoorziene kosten zorgen voor een realistischere begroting, omdat ze rekening houden met het feit dat niet alles volgens plan verloopt.
  1. Flexibiliteit: Onvoorziene kosten bieden financiële flexibiliteit. Als je extra middelen hebt gereserveerd voor onvoorziene situaties, kun je deze gebruiken voor onverwachte kansen of uitdagingen die zich voordoen.
  1. Vertrouwen: Het opnemen van onvoorziene kosten in je begroting laat financiële verantwoordelijkheid zien en helpt bij het opbouwen van vertrouwen vanuit bijvoorbeeld de onderwijsinstelling of andere subsidieverstrekker. 

Kortom, het opnemen van onvoorziene kosten in een begroting is een strategische en verstandige benadering om financiële stabiliteit, veerkracht en realisme te verhogen, en het zorgt ervoor dat je beter voorbereid bent op de onvermijdelijke onzekerheden in de toekomst.

Voorbeeld

Voor het voorbeeld gaan we gezamenlijk kijken naar de fictieve studievereniging Fictura. Fictura is een middelgrote studievereniging van 15 jaar oud. De afgelopen jaren is het ledenbestand flink gegroeid van 300 naar 600 leden. Door de jaren heen is er een mooie spaarpot ontstaan van zo’n 10.000 euro, deze spaarpot is bestemd voor grote aankopen, het lustrum wat er aankomt en de aankopen van eigen lampen en speakers voor feesten.

De jaaromzet is ongeveer 20.000 euro per jaar. De afgelopen jaren is het eigenlijk altijd wel goed gegaan met de financiën, er was vaak zelfs wat geld over, de nieuwe penningmeester vond het dus niet nodig om de over het algemeen gangbare 10% onvoorziene kosten te hanteren.

Elk jaar organiseert Fictura een groot introkamp waar de universiteit 5.000 euro aan bijdraagt. De aanwezigen betalen allemaal 50 euro per persoon. De afgelopen vijf jaar gingen er steeds meer mensen mee, een groei van 85 naar 100 mensen wordt dit jaar verwacht aangezien het kamp altijd volledig vol was. Fictura is namelijk hard gegroeid en verwacht dat deze groei doorzet. 

Samengevat:

  • 15 jaar oud (dit jaar lustrum) 
  • €20.000 jaaromzet 
  • €10.000 op de spaarrekening 
  • 600 leden
  • Normaal wel maar nu geen onvoorziene kosten opgenomen

Dit komt kort door de bocht neer op de volgende hoeveelheden voor het kamp:

KostenBaten
€10.000Alle kosten€5.000Universiteit
€5.000Deelnemers 
10.00010.000
Een versimpeld overzicht van de kosten en baten.

Het noodlot slaat toe! De promotie is misgegaan, er was miscommunicatie binnen het bestuur en de universiteit heeft geen uitnodigingen verstuurd. Jullie hebben gelukkig nog 50 deelnemers kunnen regelen. De werkelijke financiën zien er dus zo uit: 

KostenBaten
€10.000Alle kosten€5.000Universiteit
€2.500Deelnemers 
€10.0007.500
Een versimpeld overzicht van de kosten en baten bij een lagere hoeveelheid deelnemers.

We zien hier dat de baten €2.500 lager uitkomen dan de lasten. Dit betekent dat er op het introkamp €2.500 euro verlies wordt gedraaid, dit wordt uit de spaarpot gehaald om op 0 te draaien. 

KostenBaten
€10.000Alle kosten€5.000Universiteit
€2.500Deelnemers 
€2.500Spaarpot
10.00010.000
Het overzicht van de kosten en baten met een aanvulling vanuit de spaarpot van Fictura.

Het gevolg van deze keuze is helaas dat het saldo van de spaarpot na het introkamp €2.500 lager staat dan ervoor en zakt dus naar €7.500. Effectief betekent dit dat Fictura dit jaar geen eigen speakers kan kopen en dat de plannen voor een openlucht lustrumfeest met volledig eigen materiaal of het lustrumgala niet door kunnen gaan. Dit wordt een moeilijke keuze voor het bestuur! 

Wat als Fictura wel onvoorzien mee had begroot? 

Als Fictura wel onvoorziene kosten had begroot, dan was de totale begroting €22.000 geweest. Het is namelijk gebruikelijk om met 10% onvoorziene kosten te rekenen. 10% van de €20.000 jaarlijkse omzet komt neer op €2.000. Deze €2.000 tel je op bij de €22.000 en je gaat er in principe vanuit dat deze uitgegeven wordt aan onverwachte zaken. (Probeer dit geld ook vooral bij je subsidie mee te krijgen!)

Als Fictura wel de onvoorziene kosten had inbegroot, had het resultaat er in dezelfde situatie als volgt uitgezien:

KostenBaten
€10.000Alle kosten€5.000Universiteit
€2.500Deelnemers 
€2.000Onvoorzien
€500Spaarpot
10.00010.000
Het overzicht van de kosten en baten met onvoorziene kosten meegerekend.

Dit ziet er toch een stuk beter uit. Het bestuur zou in dit scenario nog steeds alles kunnen doen wat ze wilde doen, misschien alleen 2e-hands speakers in plaats van gloednieuw. 

Conclusie

Om te zorgen voor een financieel stabiele organisatie maak je gebruik van een potje onvoorziene kosten. Mocht er dan iets fout gaan tijdens een activiteit en moet je meer betalen of komen er minder mensen naar je activiteit dan verwacht, dan kan je gemaakte kosten makkelijk opvangen zonder dat je daar veel van je spaarpot hoeft op te maken. 

Een bestuursjaar is er om te leren, dus er zullen fouten worden gemaakt, ook in de financiën. Dit wetende, zorg dat jullie organisatie de fouten die gemaakt zullen worden altijd (grotendeels) op kan vangen door van tevoren deze eventuele fouten in te rekenen door middel van de onvoorziene kosten.

+ berichten

Chiel is oprichter van studievereniging Educa, heeft een bestuursjaar bij het Overleg Studieverenigingen Hogeschool Utrecht (OSHU) gedaan, en is al meer dan 2,5 jaar actief in de medezeggenschap.

Wil je op de hoogte blijven?

Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief. Je weet het dan als eerste als we een nieuw blogartikel plaatsen!


Geplaatst op

in

,

door