In dit artikel neem ik je mee in de wereld van penningmeesters. We gaan kort kijken naar tien termen die jij écht moet kennen om van jouw jaar een succes te maken, here we go!
1. Begroting
Een begroting is een financieel plan waarin de verwachte inkomsten en uitgaven voor een bepaalde periode (meestal een jaar) worden weergegeven. Het is je leidraad voor het beheren van de financiën en helpt je bij het plannen van toekomstige activiteiten en projecten. Wil jij nu weten hoe je een begroting opstelt? Lees dan dit artikel!
2. Jaarrekening:
De jaarrekening is een uitgebreid financieel verslag dat aan het einde van elk boekjaar wordt opgesteld en gepresenteerd. Het doel van de jaarrekening is om een duidelijk en compleet overzicht te geven van de financiële situatie van de vereniging over het afgelopen jaar. Hier worden de jaarcijfers gepresenteerd met ter ondersteuning een schriftelijke toelichting.
3. Kascontrole
Een kascontrole is het proces waarbij de geldstromen van een organisatie worden gecontroleerd. Dit houdt in dat de boekhouding wordt vergeleken met de afschriften om ervoor te zorgen dat alle transacties correct zijn vastgelegd en dat er geen geld ontbreekt. De kascontrole wordt over het algemeen uitgevoerd door de Kascontrolecommissie. In deze commissie nemen geen bestuurders zitting.
4. Onvoorziene kosten
Onvoorziene kosten zijn uitgaven die niet van tevoren waren gepland of begroot. Dit kunnen onverwachte kosten zijn die tijdens het begrotingsproces niet waren voorzien, zoals reparaties, noodsituaties of andere onverwachte gebeurtenissen. Meer weten over waarom je deze kosten altijd moet verwerken in je begroting? Check dit artikel!
5. Factuur
Een factuur is een document dat wordt uitgegeven door een verkoper aan een koper waarin de geleverde goederen of diensten worden gespecificeerd, samen met het bedrag dat daarvoor moet worden betaald. Het bevat details zoals de datum, beschrijving van de goederen/diensten, prijs, BTW en betalingsvoorwaarden.
6. Debiteuren
Debiteuren zijn personen of organisaties die geld verschuldigd zijn aan jouw organisatie. Dit zijn bijvoorbeeld leden die hun contributie nog niet hebben betaald. Het beheren van debiteuren is belangrijk om ervoor te zorgen dat de inkomsten tijdig binnenkomen.
7. Crediteuren
Crediteuren zijn personen of organisaties aan wie jouw organisatie geld verschuldigd is. Dit zijn bijvoorbeeld bestuurders of leden die een voorschot hebben gedaan voor jouw organisatie. Het beheren van crediteuren helpt bij het plannen van uitgaven en het behouden van goede relaties met leveranciers.
8. Reserves
Reserves zijn bedragen die apart worden gezet uit de inkomsten van jouw organisatie om toekomstige uitgaven of investeringen te dekken. Dit kan dienen als een buffer voor onvoorziene kosten of om specifieke doelen te financieren, zoals onderhoud of bijvoorbeeld een lustrumjaar.
9. Baten
Baten zijn alle inkomsten die jouw organisatie ontvangt. Dit kan afkomstig zijn van verschillende bronnen zoals lidmaatschapsbijdragen, subsidies, sponsoring, en donaties.
10. Lasten
Lasten zijn alle kosten en uitgaven die de vereniging maakt. Dit zijn operationele kosten, inkoop van goederen en diensten, onderhoudskosten en andere uitgaven die nodig zijn om de activiteiten van de vereniging te ondersteunen.
Conclusie
Het beheren van de financiën van een studievereniging is een uitdagende, maar zeer belangrijke taak die veel verantwoordelijkheid met zich meebrengt. Door inzicht te krijgen in deze tien termen, kun je als penningmeester een stevige basis leggen voor een transparant en efficiënt financieel beheer. Van het opstellen van een begroting en het uitvoeren van kascontroles tot het beheren van debiteuren en crediteuren, elke term speelt een belangrijke rol in het waarborgen van de financiële gezondheid van jouw organisatie. Blijf leren en ontwikkelen, en je zult zien dat een goede grip op de financiën bijdraagt aan het succes en de duurzaamheid van de vereniging. Veel succes!
Chiel is oprichter van studievereniging Educa, heeft een bestuursjaar bij het Overleg Studieverenigingen Hogeschool Utrecht (OSHU) gedaan, en is al meer dan 2,5 jaar actief in de medezeggenschap.