Bij de meeste verenigingen komt het jaarlijks voor en toch is het vaak nog even uitzoeken hoe het ook alweer werkt: de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Veel verenigingen kampen met dit proces vanwege de wettelijke en administratieve verplichtingen die hierbij komen kijken. Als je dit uitstelt of niet zorgvuldig doet, dan kan dit leiden tot vertragingen en juridische problemen.
Hier zijn de concrete stappen om dit proces soepel te laten verlopen, inclusief de UBO-registratie.
Voorbereiding
- Planning en Communicatie:
- Plan de bestuurswissel en informeer alle betrokkenen.
- Communiceer de bestuurswissel naar leden en stakeholders.
Ontslag Huidig Bestuur
- Algemene Ledenvergadering (ALV):
- Organiseer een ALV om het ontslag van het oude bestuur formeel goed te keuren. Hierin legt het oude bestuur ook een verantwoording af over hun afgeronde jaar.
- Draag tijdens deze ALV het nieuwe bestuur voor en onderbouw dit goed.
- Notulen en Besluit:
- Documenteer de notulen van de ALV, inclusief het besluit van het ontslag en de benoeming van het nieuwe bestuur.
Verwerken bestuurswissel
- Verzamel gegevens
- Ga naar KVK.nl (of klik hier) en loop alle stappen door. Zorg ervoor dat je alle benodigde gegevens van huidige en nieuwe bestuurders bij de hand hebt.
Het gaat om:
- de volledige naam, zoals vermeld op het identiteitsbewijs
- het burgerservicenummer (BSN)
- het privéadres (als de bestuurder in het buitenland woont)
- de functie en titel (zoals vermeld in de statuten of volmacht)
- het e-mailadres
- Wijzigingen doorvoeren
- Je kunt de wijzigingen in het register online regelen. Iedereen kan het regelen, maar enkel een huidige functionaris (die in het register staat) kan tekenen voor de inschrijving.
Na verwerking van de wijziging(en) ontvang je per post een bevestiging.
- UBO’s
Afronding
- Bank en Contracten:
- Informeer de bank en update de gemachtigden (schrijf de oude gemachtigden niet uit voordat de nieuwe zijn ingeschreven).
- Pas alle officiële documenten (en geheimhoudingsverklaringen) aan met de gegevens van het nieuwe bestuur.
- Communicatie:
- Informeer alle leden, partners en stakeholders over het nieuwe bestuur.
- Update de website en sociale media met de gegevens van het nieuwe bestuur.
Checklist Documenten
- Notulen van de ALV
- De volledige naam van alle bestuurders, zoals vermeld op het identiteitsbewijs
- Het burgerservicenummer (BSN) van alle bestuurders
- Het privéadres (als een bestuurder in het buitenland woont)
- De functie en titel, zoals vermeld in de statuten of volmacht, van elke bestuurder
- Het e-mailadres van elke bestuurder
- Identiteitsbewijzen van nieuwe bestuursleden
Conclusie
Met deze stappen zorgen jullie voor een soepele administratieve overgang tussen de twee besturen. Veel succes!
Joram is sociaal werker, heeft twee bestuursjaren bij Studievereniging Avanti gedaan, vijf jaar lang studenten vertegenwoordigd in de medezeggenschap en is oud-voorzitter van de Landelijke Studentenvakbond.