Jaarplan, hoe doe je dat?

Ooit, in een ver verleden (2018), begon ik met mijn eerste bestuursjaar bij mijn studievereniging. De vereniging nog erg jong, dus er was niet veel ervaring met het opstellen van beleid. Er was wel een jaarplan, maar dat was meer een opsomming van ideeën, dan een daadwerkelijk plan. Gaandeweg het jaar drong het steeds meer bij me binnen dat je op die manier zonder koers aan het varen bent en dat je leden ook geen grip hebben op je werk. Maar hoe moet het dan wel? In dit artikel gaan we daar op in.

Wat is je jaarcyclus?

Een verenigingsjaar bestaat uit een bepaalde cyclus. Hiermee bepaal je van wanneer tot wanneer de verantwoordelijkheid van een bestuur loopt en wanneer die verantwoordelijkheid ook afgelegd moet worden.

Wat ons betreft zijn er hier twee smaken voor:

• Een jaarcyclus per kalenderjaar
• een jaarcyclus per collegejaar

Wat zet je in een jaarplan?

Een jaarplan heeft een aantal onderdelen. Je beschrijft kort gezegd waar je organisatie (dit jaar) voor staat, wat je wilt bereiken en hoe je van plan bent om dat te gaan doen. We zullen even kort omschrijven welke onderdelen terugkomen in je jaarverslag.

Voorwoord
In het voorwoord is er een persoonlijke noot vanuit het bestuur. Meestal wordt er ingegaan op de totstandkoming van het jaarplan en wat de visie is van het bestuur voor het komende jaar. Ook wordt er meestal een reflectie op het voorgaande jaar gegeven. 

Je kunt ook nog een aantal mensen bedanken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan mensen die je hebben voorzien van advies. Je kunt dit ook bewaren voor het nawoord.

Het voorwoord wordt meestal geschreven door de voorzitter, de secretaris of het gehele bestuur.

Inhoudsopgave
Deze is vanzelfsprekend. Het is fijn om een overzichtje te geven van alle onderdelen die in het jaarplan aan bod komen.

Leeswijzer
In een leeswijzer geef je toelichting op een aantal onderdelen. Je kan bijvoorbeeld benoemen waar het jaarplan voor dient, welke grote thema’s aan bod komen en waar leden op kunnen letten bij het instemmen. Soms wordt ervoor gekozen om dit terug te laten komen in het voorwoord. Naar ons inzien is het voorwoord meer van persoonlijke aard en kun je bij een leeswijzer wat praktischer ingaan op de indeling van het jaarplan.

Afkortingen
Bij sommige organisaties komen er veel afkortingen aan te pas. Denk bijvoorbeeld aan namen van commissies, samenwerkingspartners of andere verenigingsorganen. Als je al een aantal jaar meeloopt, dan ken je al die afkortingen onderhand wel, maar voor nieuwe leden is het daardoor niet altijd even toegankelijk. Dit kan je heel simpel inclusiever maken. De eerste keer dat je een term in de tekst hebt, schrijf je het volledig met daar achter de afkorting. Bijvoorbeeld: ‘Kascontrolecommissie (KasCo)’. Vervolgens voeg je als bijlage een afkortingenlijst toe. Deze lijst kan je elk jaar gewoon kopiëren van het vorige jaarplan. Easy as that!

Doelen
Hierbij één van de belangrijkste onderdelen van je jaarplan. Want: wat willen jullie bereiken? Je kunt ervoor kiezen om per portefeuille specifieke doelen te stellen. Zo hebben de leden een overzicht wat er op elk onderdeel van het bestuur op de planning staat. In de praktijk zien we dat veel verenigingen gewoon een aantal losse doelen opstellen, die niet per se gekoppeld worden aan de portefeuilles van bestuursleden. Dit is uiteindelijk een kwestie van smaak. Verder in het artikel zullen we uitleggen hoe je een goed doel formuleert.

In te voeren of aan te passen beleid
Sommige verenigingen kiezen ervoor om los van hun doelen, apart te benoemen welk beleid ze willen invoeren of aanpassen. Denk hiervoor aan een aanpassing van het Huishoudelijk Reglement of het schrijven van een commissiehandboek. Het kan voor het overzicht fijn zijn om deze apart te benoemen.

Nawoord
Het nawoord is natuurlijk het spiegelbeeld van het voorwoord. Hierin kan je nog mensen bedanken, terugblikken op het jaarplan en vooruitkijken naar het jaar. Tip: Sluit af met een positieve en stimulerende opmerking die de toon zet voor de rest van het jaar.

Hoe formuleer je een sterk doel?

Voor het formuleren van een doel, gaan we gebruik maken van een methode die voor veel (oud)studenten zorgt voor traumatische herbelevingen naar hun studie. We gaan namelijk de SMART-methode hanteren. SMART staat voor:

• Specifiek, 
• Meetbaar
• Acceptabel
• Realistisch
• Tijdsgebonden.

Als je je doelen via deze methode opstelt, dan zorg je ervoor dat je er ook daadwerkelijk iets aan hebt. Je doelen zijn concreet en realistisch. 

Echter wordt er vaak een belangrijk onderdeel vergeten wanneer mensen hun jaarplan schrijven. Een doel beschrijft heel duidelijk de ‘wat’. Hiermee wordt duidelijk wat je wilt gaan doen. Maar wat je dan nog mist, is de ‘hoe’. Heel leuk dat je meer opkomst op je borrels wilt, maar hoe ga je daarvoor zorgen? Nou, daarvoor gebruik je dus middelen. 

Een voorbeeld:
Doel: Per 1 januari heeft Fictura 500 volgers op Instagram.

• Middel 1: Fictura besteedt €50,- aan betaalde advertenties.
• Middel 2: Fictura maakt gebruik van een vaste opmaakstijl bij content.

Zo zie je dus dat de middelen eraan moeten bijdragen dat het doel bereikt wordt. Een valkuil is om middelen te formuleren die weliswaar met het doel te maken hebben, maar die er niet per se voor zorgen dat het doel daadwerkelijk behaald wordt. 

Hoe moet het dus niet?

Doel: Fictura gaat in gesprek met andere verenigingen om mogelijke samenwerkingen te bespreken.

• Middel 1: Fictura gaat in gesprek met andere verenigingen.

Helaas worden doelen en middelen vaak zo geformuleerd.

Conclusie

Hopelijk hebben jullie nu een iets duidelijker beeld van de onderdelen van een jaarplan. Door goed de doelen van je organisatie vast te leggen, geef je veel meer richting aan je jaar. Je zet de grote lijnen uit en voorkomt hiermee dat je volledig wordt gekaapt door de waan van de dag.

Heel veel succes bij het schrijven en sterkte & veel plezier op de ALV!