How to Penningmeester

“Een penningmeester is iemand die verantwoordelijk is voor de geldzaken van een vereniging, een stichting of een commissie.”

Als penningmeester vorm je samen met de voorzitter en de secretaris het dagelijkse bestuur en regel je alles wat met geld te maken heeft binnen jouw organisatie. De penningmeester gaat over het geld van de organisatie, stelt de begrotingen op, zorgt ervoor dat het ontvangen en uitgegeven geld (transacties) wordt gecontroleerd en uitgevoerd, en maakt financiële verslagen. 

Vaak moet er verantwoordelijkheid worden afgelegd in de ledenvergadering over de taken van de penningmeester. Dan geeft de penningmeester een overzicht van de financiële situatie en de financiële keuzes die in de begroting worden gemaakt. Een penningmeester wordt ook wel schatbewaarder, kassier, fiscus of quaestor genoemd.

Verantwoordelijkheden van de penningmeester

Als penningmeester bent je verantwoordelijk voor alle inkomende en uitgaande geldmiddelen, ook wel de financiën van de vereniging. Aan het einde van het jaar moet je als penningmeester meerdere stukken/overzichten opleveren. O.a. de bijgehouden boekhouding, realisatieoverzicht van alle inkomsten en uitgaven en de resultatenrekening. Welke stukken dit allemaal zijn staat in de statuten. In de boekhouding staat in principe alles of wordt naar alles verwezen, dit is het belangrijkste onderdeel van je functie als penningmeester! De boekhouding kan je bijhouden in een boekhoudsysteem, maar bij (nog) kleine organisaties kan je dit ook in Excel bijhouden. Het is belangrijk om voor iedere transactie de verantwoording te bewaren, denk hierbij o.a. aan alle bonnetjes en/of facturen van de betalingen.

Debiteuren en Crediteuren

Als we het over financiën hebben komen regelmatig de woorden debiteuren en crediteuren voorbij. Debiteuren zijn kort door de bocht partijen waar je nog geld van krijgt. Crediteuren zijn kort door de bocht partijen die nog geld van jou krijgen. 

Administratie bijhouden

Als penningmeester heb je de verantwoording om een behoorlijke administratie bij te houden. De basisgegevens uit de administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moeten altijd 7 jaar bewaren.

Welke gegevens moet je bewaren?

Alle gegevens over de organisatie die je vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij de administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

• kassabonnen
• tussentijds gemaakte controleberekeningen
• ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• bankafschriften
• contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• agenda’s en notulen

Een online archief behouden kan je veel papier besparen. Ook is het veel handiger dat je er altijd bij kan en niet voor bepaalde documenten naar locatie moet. Goed om te weten is dat de Belastingdienst ook steeds meer aan het digitaliseren is, zo mag je facturen die je per post hebt ontvangen digitaliseren. Al kan het handig zijn om de bon of factuur ook nog op papier te bewaren.

Een handige en simpele manier om een online archief bij te houden is via een cloud service waarin je al samenwerkt met je bestuur. Hierin kan je gestructureerd in verschillende mappen je administratie bijhouden. Dit kan natuurlijk ook in combinatie met een online boekhoudsysteem als die bij jullie in gebruik is.

Declaraties

Het kan voorkomen dat een van de medebestuurders kosten voorschiet voor de organisatie, als dat het geval is dan moet die bestuurder een declaratie indienen. Mijn aanraden is om hiervoor een standaard formulier (digitaal of op papier) voor te maken. Zodat er duidelijk bijgehouden met welke reden er geld vanuit de organisaties overgemaakt is naar een bestuurder. Hiermee voorkom je ook dat je op verschillende momenten bonnetjes overhandigd krijgt die je dan makkelijk kwijt zou kunnen raken. Je kan arg makkelijk voorbeelden van declaratie formulieren vinden door ‘voorbeeld declaratieformulier’ te googelen. 

Up-to-date blijven en bestuur informeren

Hoe zorgen jullie dat de rest van het bestuur op de hoogte is van de financiën?
Aan het eind van het jaar dienen definitieve stukken ingeleverd te worden. Om fouten te voorkomen is het van groot belang om de financiën regelmatig bij te houden, denk hierbij bijvoorbeeld aan twee wekelijkse update (afhankelijk van de grootte van de vereniging). Behalve dat hiermee fouten worden voorkomen wordt het voor bevoegden eenvoudiger om de financiën te controleren wanneer zij dit wensen. Denk hierbij aan de kascontrolecommissie of aan de belastingdienst.

Controle van de penningmeester

In iedere vereniging of stichting is het gebruikelijk (wettelijk verplicht) dat er een instelling is die de penningmeester controleert. Dit dient een onafhankelijk van het bestuur opererend orgaan (deel van een organisatie)  te zijn dat in vertrouwen de financiën in kan zien om deze te controleren. Hoe dit orgaan eruit ziet, is deels per wet bepaald, maar niet volledig (vooral niet bij een stichting). Daarom is de rest in de statuten opgenomen. Bij verenigingen is het vaak een kascontrolecommissie, terwijl het bij een stichting de raad van toezicht is. Gebruikelijk is dat op een algemene ledenvergadering (ALV) de kascontrolecommissie de financiën goed moet keuren voordat er gestemd kan worden over bijvoorbeeld de jaarrekening of soms ook de begroting. Het is handig om de rechten en plichten van de kascontrolecommissie officieel vast te leggen. Denk hierbij aan wijze van toetreding (via de ALV), het kunnen uitroepen van een ALV, het kunnen inschakelen van externe hulp, het kunnen afzetten van de penningmeester en de hoeveelheid tijd die zij moeten krijgen om de stukken te kunnen controleren. Houdt er wel rekening mee dat de kascontrolecommissie een controlerende functie hoort te hebben. Zij staan naast het bestuur en hebben geen inspraak over het beleid dat door het bestuur wordt gemaakt.

Naar eigen vermogen moeten handelen → op tijd hulp inschakelen

Ondanks alle voorzichtigheid waarmee je ongetwijfeld een bestuursjaar doorloopt zal het eens voorkomen dat je een fout maakt. Dat maakt niet uit, fouten maken is menselijk en ieder bestuurder doet het weleens. Hier leer je ook van. Echter wil dat niet betekenen dat alle fouten geaccepteerd kunnen worden. Voor diefstal, fraude of bewust belasting ontduiken ben je strafbaar. Dit wil zeggen: persoonlijk aansprakelijk waarbij je kan worden vervolgd. Fouten die je onbewust maakt of door onvoldoende kennis zijn minder erg. Uiteraard kunt je hier (hoofdelijk of collectief als bestuur) voor aansprakelijk gesteld worden. Fouten die je maakt nadat je op je volste vermogen, vertrouwen en eigen inzicht hebt gehandeld (oftewel: gebrek aan kennis) vallen in principe onder je bestuursaansprakelijkheid, daar zul je niet persoonlijk op aangerekend worden. Het is daarom wel handig en belangrijk om een bestuursaansprakelijkheidsverzekering te hebben en je bestuur altijd up-to-date te houden van de stand van zaken! Heb jij (of je bestuur) er zelf niet meer voldoende vertrouwen in dat het goed komt, schakel dan op tijd hulp in. Zag je problemen aankomen, maar deed je niets, dan ben je persoonlijk aansprakelijk. Hoofdelijk (persoonlijk) aansprakelijk is dus wanneer je het echt zelf had gedaan en het bestuur nergens van wist. Had je bestuur al enigszins het vermoeden waar je mee bezig was of heb je het aan hen verteld, dan ben je al heel snel collectief aansprakelijk.

Belastingen voor de organisatie

Niet iedere penningmeester is ervan op de hoogte, maar een vereniging is ook gewoon belastingplichtig. In de meeste gevallen zul je hier niet mee te maken krijgen, toch dient je hierop te letten. De belasting die bij vereniging het snelst in beeld komt, is de omzetbelasting. Deze wordt gerekend bij het leveren van goederen en diensten. Wordt je vereniging door bijv. de onderwijsinstelling gevraagd om een borrel te organiseren en je betaalt de studenten die deze borrel draaien dan uit (op kosten van de onderwijsinstelling uiteraard), dan lever je een dienst waarover je belastingplichtig bent (Hetzelfde geld wanneer de totale inkomsten vanuit sponsoring extreem hoog zijn). Echter kan het voorbeeld van de werkstudenten onder de vrijwilligersregeling vallen, zoek dit wel goed uit! Studenten zwart uitbetalen vanuit de vereniging zal ik je niet aanraden. 

Belangrijk bij de overdracht van het vorige jaar/start nieuwe jaar

Overdracht met je vorige penningmeester

• Regel het op tijd
• Wees proactief en bel de vorige penningmeester op als je er niet uitkomt
• Durf om hulp te vragen

Wat je moet krijgen

• Bankpas (met pincode).
• Toegang tot alles (archief voorgaande jaren/wachtwoorden/sleutels/kluizen) van de organisatie.
• Crediteuren/debiteurenlijst.

Wat je zelf moet regelen

• Kamer van Koophandel (KvK) inschrijving regelen.
• Uzelf bij de juiste bank inschrijven.
• Beheerders bankpas voor jezelf en eventueel andere passen aanvragen.
• Passen van vorige bestuurders laten blokkeren.
• Codes van kluizen veranderen.
• Wachtwoorden veranderen.
• Missende sleutels bij laten kopiëren of sloten vervangen.

Belangrijk als penningmeester

• Niemand, maar dan ook niemand krijgt de code van de pinpas. Voor de voorzitter en eventueel belanghebbenden bij bepaalde commissies kan een pas met pintransactie en cash-opname rechten aangevraagd worden. Personen die geen statutaire functionaris (KvK ingeschreven) zijn moeten hiervoor worden gemachtigd. Voor de kascontrolecommissie en eventueel de voorzitter kan een online-key worden aangevraagd. Met een online-key krijgen zij inzage in de online bankomgeving, maar verder kunnen zij geen transacties doen. 
• Zorg als bestuur altijd dat er twee mensen toegang hebben tot (inzicht in) de bank.
• Voor de wet ben je verantwoordelijk vanaf het moment dat je bij de KvK ingeschreven staat, niet vanaf het moment dat je ingestemd bent. Bij de KvK kan men ook met terugwerkende kracht worden ingeschreven om aan het statutaire verenigingsjaar te voldoen.
• Zorg dat je weet hoe je boekhoudprogramma werkt. 
• Weet hoe Excel werkt voor het eventueel maken van begrotingen waar dit niet kan in je boekhoud programma.