Hoe werkt een sollicitatiecommissie?

Joram van Velzen avatar

Geschreven door 

Laatst gewijzigd op 

Stel je voor: je bent een bestuurslid en je hebt een druk jaar (niet moeilijk om je voor te stellen, lijkt me). Tijdens je drukke jaar komt richting het einde ook nog de verantwoordelijkheid erbij om het nieuwe bestuur samen te stellen. Het hoort erbij, dus je doet het. Je draagt een bestuur voor en tijdens de ALV is er veel kritiek vanuit de leden. Ze vonden het proces niet transparant en onpartijdig genoeg en willen daarom niet instemmen met jullie voordracht. Het klinkt misschien overdreven, maar dergelijke situaties komen vaak voor. Dusssss…tijd voor een SoCo!

Studentenorganisaties, zeker kleinere studieverenigingen, kiezen er vaak bij de samenstelling van een nieuw bestuur voor om het zittende bestuur de sollicitaties te laten afnemen. De sollicitantenpoule is vaak al niet enorm, dus zoveel moeite kost het niet en mensen vinden voor een extra commissie kan nogal wat voeten in de aarde hebben. 

Dat zijn beide hele terechte argumenten. Ennn tegelijkertijd hoeft een klein groepje samenstellen niet zo heel veel moeite te kosten. Je kunt zelfs elk jaar dezelfde (oud)leden of mensen uit bijvoorbeeld je RvA vragen om de gesprekken af te nemen. Vaak zit er wel een huidig bestuurslid in om de SoCo (SollicitatieCommissie) in goede banen te leiden. Op die manier haal je de druk van het bestuur af en zorg je toch voor een onpartijdige selectie. 

Soorten procedures

Het doel van een sollicitatieprocedure is om onderzoek te doen naar potentiële bestuurders en om op basis van dit onderzoek een voorstel voor bestuurssamenstelling in te dienen. Je kunt een sollicitatieprocedure zo simpel of ingewikkeld inrichten als je wilt. Dit is afhankelijk van twee factoren: hoe competitief je sollicitantenpoule is en hoeveel informatie je wilt ophalen. Ik heb zelf sollicitatieprocedures uitgevoerd voor zowel grote landelijke organisaties als kleine verenigingen. Elke organisatie vraagt om iets anders.

Wil je weten hoe je je bestuurswerving nóg beter kunt maken? Check dan dit artikel!

Uitgebreide Procedure

Een uitgebreide sollicitatieprocedure bestaat vaak uit meerdere rondes. Voorafgaand aan de eerste ronde wordt er een selectie gemaakt van CV’s en motivatiebrieven. In sommige gevallen is het een sollicitatieformulier in plaats van een motivatiebrief. Op basis van deze brievenselectie worden sollicitanten wel of niet doorgelaten naar de eerste ronde. 

Deze eerste ronde bestaat vaak uit een gesprek met (een afvaardiging van) de sollicitatiecommissie (SoCo of SolCie). In dit gesprek worden de ingestuurde brieven van de sollicitant besproken en andere vragen gesteld over de motivatie en capaciteiten van de sollicitant. Een document met voorbeeldvragen kun je hieronder vinden!

Na de eerste ronde is er soms nog een tweede ronde waarbij een aantal sollicitanten elkaar ontmoeten. De SoCo test de sollicitanten op stressbestendigheid, samenwerkingsvaardigheden, groepsdynamiek en specifieke vaardigheden. Op basis van deze tests heeft de commissie genoeg informatie verzameld om een geïnformeerde keuze te maken in de samenstelling van een nieuw bestuur. Na deze tweede ronde wordt vaak ook een mogelijke voorkeursfunctie uitgevraagd bij elke sollicitant. 

Versimpelde procedure

De versimpelde procedure bestaat vaak uit dezelfde onderdelen als hierboven, behalve de laatste uitgebreide ronde. Dit maakt de procedure minder intensief voor de SoCo, maar vraagt wel om genoeg initiatief van de sollicitanten dat ze even hun best moeten doen. 

Er is nog een mogelijkheid om een laatste groepsgesprek toe te voegen met meerdere sollicitanten. Hierbij kan er getest worden op zaken zoals groepsdynamiek. 

Functieverdeling

Bij studentenorganisaties is het uiteenlopend of de sollicitatiecommissie ook het mandaat heeft om een functieverdeling vast te stellen. Bij sommige organisaties dragen ze enkel een groep mensen voor die zelf een verdeling moeten maken, bij andere organisaties geven ze een advies voor de functieverdeling mee en bij veruit de meeste organisaties wijzen ze functies toe aan het bestuur. Dit is een overweging die samen met jullie leden gemaakt zal moeten worden. Mijn eigen ervaring is dat de mensen die zichzelf naar voren ellebogen om bijvoorbeeld voorzitter te worden, echt niet altijd de beste voorzitters zijn. Dan is een vaststelling door een externe partij zoals een sollicitatiecommissie wel erg fijn. 

Vaststellen van het (kandidaats)bestuur

Uiteindelijk zijn bij verenigingen de leden aan het woord om de bestuursvoordracht van een SoCo vast te stellen (bij stichtingen is het soms een RvT). De SoCo dient een verslag op te stellen van hun bevindingen en vragen van leden te kunnen beantwoorden tijdens een ALV. Jullie zitten er als bestuur als het goed is iets relaxter bij, want jullie hebben niet echt deelgenomen aan de procedure. Als alles is vastgesteld, is er een bestuur en kan de SoCo (tenzij ze nog een evaluatie moeten schrijven) gedechargeerd worden. Een simpel voorbeeld van een dergelijk document vind je hieronder.

Tot slot

Een SoCo kan heel veel werk schelen, maar het kost even wat werk om up and running te krijgen. Ook geef je als bestuur wat controle uit handen. Erg goed, maar ook spannend.

Mocht je vastlopen of meer willen weten, neem dan een kijkje bij onze andere blogartikelen of stuur ons een berichtje!

+ berichten

Wil je op de hoogte blijven?

Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief. Je weet het dan als eerste als we een nieuw blogartikel plaatsen!


Geplaatst op

in

,

door