Hoe maak je een jaarplanning?

How to: zo maak je een jaarplanning die alle neuzen in jouw bestuursjaar dezelfde kant op laat wijzen.

Ik kan me nog herinneren dat ik in mijn eerste bestuursjaar twee tafels bij Mick O’Connells in Utrecht had afgehuurd voor een maandelijkse borrel. Ik had die borrel georganiseerd zonder de activiteitencommissie, die waren te druk met hun tentamens.

Begrijpelijk, aan de cijfers die ik terug kreeg voor mijn tentamens te zien had ik die avond ook beter kunnen leren. 

De borrel was niet goed gepromoot binnen de vereniging. In de dagen daarna hoorde ik iets te vaak “O, was er een borrel?”. Verder hadden we de dag ervoor een ALV (natuurlijk ook met een lage opkomst vanwege de tentamens) met natuurlijk een borrel erna. 

Hoe dan? Die maandelijkse borrels waren volgens ons precies de binding die onze vereniging nodig had. En die van vorige maand was ook goed bezocht. 

Het spreekt voor zich dat dit behoorlijk vervelend voelde. We hoopten dat jaar flink te groeien met de vereniging, en dit was geen teken dat dat de goede kant op ging. 

Na drie kwartier werd ik blij verrast door mijn voorganger die met een paar (oud) bestuurders van andere verenigingen aansloot. We hebben het gehad over de lage opkomst, waar dat fout ging en hoe we dat voortaan konden voorkomen. 

De oplossing die we die avond bedachten? Een jaarplanning. 

Een jaarplanning is een overzicht van alle weken in het verenigingsjaar waar jullie bestuur van zijn, met per week aangegeven wat er georganiseerd wordt. Ook worden andere belangrijke data zoals vakanties en tentamens duidelijk gemarkeerd. 

Op die manier is er een divers aanbod aan activiteiten gelijkmatig over het jaar verdeeld, weten commissies wat er van hen verwacht wordt, organiseer je nooit iets als jullie leden niet kunnen (tentamens, vakanties, etc.) en kan er voor de hele vereniging aan het begin van jullie bestuursjaar een duidelijk promotieplan gemaakt worden. 

Een week na die geflopte borrel lag onze jaarplanning er: we waren een stap dichter bij de oplossing. 

Helaas duurde het vervolgens meerdere maanden voordat we écht goed doorhadden hoe zo’n jaarplanning gemaakt moest worden, waardoor ons bestuursjaar er bijna alweer op zat. 

Door middel van de volgende vier stappen wil ik graag alles dat ik over jaarplanningen heb geleerd met je delen, zodat je niet in dezelfde valkuilen stapt als ik. 

Bouw het raamwerk voor jullie jaarplanning

Begin met het maken van een raamwerk van een jaarplanning. Maak een spreadsheet (Microsoft Excel, Google Sheets, Apple Numbers, etc.) aan, en zet in elke rij een weeknummer. Deze lijst van weken moet jullie hele verenigingsjaar beslaan. 

Je kunt er ook voor kiezen om het onderstaande sjabloon over te nemen en aan te passen. Alle feestdagen die de overheid aanhoudt voor vrije dagen en de kerstvakantie staan hier al in. De zomervakantie voor regio midden staat er ook in: pas deze aan als jullie in een andere regio zitten. 

Of je het nu zelf maakt of ons sjabloon gebruikt: zet alle andere vakanties en feestdagen, tentamenweken en projectweken die voor leden van jullie vereniging gelden in het document. Dit overzicht heb je nodig wanneer je met commissies de jaarplanning gaat maken. 

Onderzoek ook of er activiteiten zijn die jullie willen doen, waar de datum al vast van ligt. Als je met je vereniging naar een beurs in het buitenland gaat, heb je geen controle over de datum: die staat vast. Zet dit ook alvast in de jaarplanning. 

Uiteindelijk heb je iets dat er ongeveer zo uitziet (dit is de jaarplanning tot het nieuwe jaar): 

Voor deze jaarplanning gaan we er vanuit dat er maar één activiteit per week georganiseerd wordt. Dit is bij grotere verenigingen niet altijd het geval. In dat geval kunnen de laatste drie kolommen voor elke dag van de (mid)week naast elkaar gezet worden. 

Maak een jaarplanning samen met jullie commissies

We noemen het wel vaker: de Top-Down-aanpak werkt vaak niet goed. Het bestuur dat van achter gesloten deuren vertelt in welke weken van het jaar welke activiteiten georganiseerd worden, voelt voor een commissie heel beperkend. 

In plaats daarvan kun je de commissies beter zelf die jaarplanning laten invullen. Als bestuur maak je dit mogelijk (en heb je er ook zeker iets over te zeggen). Door de commissies dit zelf te laten doen zorg je voor een hogere mate van eigenaarschap.

Bedenk als bestuur goed wat voor rol je hierin neemt. Als jullie zelf ook iets organiseren (activiteiten, maar bijvoorbeeld ook ALV’s), 

Nodig alle commissieleden uit

Nodig alle commissieleden uit voor een plansessie. Of maak het groter, en noem het een commissie-jaaraftrap o.i.d. (zei er iemand Pizza Party?). Dit betekent wel dat dit eigenlijk pas kan wanneer de commissies compleet zijn. 

De meeste commissies zullen iets met activiteiten doen, maar als dat voor een commissie niet het geval is, hoeven ze niet per se uitgenodigd te worden. Een kascontrolecommissie is hier een voorbeeld van. Overleg dit wel altijd met commissies om een gevoel van uitsluiting te voorkomen. Als jullie vereniging een PR-commissie heeft moet die natuurlijk wel uitgenodigd worden!

Jullie kunnen ervoor kiezen om elke commissie een of twee commissieleden te laten sturen, en zo het aantal deelnemers van de plansessie te beperken. Houd er rekening mee dat er dan nog steeds een gebrek aan draagvlak en eigenaarschap kan ontstaan bij de commissieleden die niet uitgenodigd zijn. 

Maak onderscheid tussen de verschillende soorten activiteiten die in jullie vereniging plaatsvinden. Het voorbeeld van onderscheid dat we in dit artikel gebruiken is: 

• Borrels
• Niet-educatieve activiteiten (bowlen, biercantus, feest, etc.)
• Educatieve activiteiten (bedrijfsbezoeken, gastcolleges, etc.)
• Studieondersteunende activiteiten (studiesessies, bijles, etc.)
• Meerdaagse activiteiten (introkamp, buitenlandreizen, etc.)

Voor grote verenigingen met veel activiteiten per jaar kunnen feesten als aparte categorie worden behandeld. 

Activiteiten per commissie

Laat elke commissie vóór de plansessie bespreken hoeveel activiteiten ze denken te kunnen organiseren in dat verenigingsjaar. Aan het begin van de plansessie wordt dit van elke commissie opgevraagd. 

Bepaal of er dan van elke soort activiteit genoeg georganiseerd wordt. Als het te weinig is, moeten de commissies die dit soort activiteiten organiseren misschien groeien om te kunnen voldoen aan de vraag van de vereniging. 

Het kan ook zijn dat een enthousiaste commissie vertelt dat ze 30 activiteiten willen organiseren dit jaar. Dat is leuk, maar wellicht wat veel. Kijk dus ook of het haalbaar is, en of er binnen de vereniging genoeg animo is voor zoveel activiteiten. 

Ga vervolgens met elkaar de soorten activiteiten in het jaarplan verdelen. Vermijd tentamenweken (en de week vóór de tentamens), tenzij het om activiteiten gaat waar jullie leden tijdens hun tentamenweken iets aan hebben, zoals bijvoorbeeld bijles. Plan om vakanties en feestdagen heen. Uiteindelijk ziet het er ongeveer zo uit: 

Het hoeft nog niet bekend te zijn wat er exact georganiseerd wordt. Het is vooral belangrijk dat er een diverse mix van activiteiten plaatsvindt, dat het goed verdeeld is, terwijl er niets anders gepland is vanuit jullie vereniging, de onderwijsinstelling of iets anders. 

Bedenk wat jullie rol als bestuur wordt

Als bestuur is het natuurlijk aan jullie om ervoor te zorgen dat dit gebeurt. Maar de kans dat je als bestuur ook dingen gaat organiseren, is natuurlijk erg groot. Vooral bij kleinere verenigingen wil het bestuur nog wel eens activiteiten organiseren, en meestal organiseert het bestuur de ALV’s. 

Jullie zijn tijdens deze plansessie, net als elke andere commissie, een organiserend clubje mensen. Wanneer jullie bestuur of een bestuurslid deze discussie gaat faciliteren, kan dit door de commissies als scheef ervaren worden. 

Ga dus na of het handig is om een externe gespreksleider of dagvoorzitter in te schakelen. Deze persoon kan onafhankelijk van iedereen (dus ook het bestuur) deze plansessie in goede banen leiden. Dit kan iemand zijn van een andere vereniging, een oud (bestuurs)lid, een docent, of natuurlijk iemand van OnCourse Trainingen. 

Laat PR bedenken hoe ze gaan promoten

We kunnen met gemak een heel blogartikel vullen over hoe PR (het bestuurslid met de PR-portefeuille of de PR-commissie) de promotie het beste kan afstemmen met de organiserende commissies en het bestuur. Hier volgt voor nu de korte uitleg. 

Als de jaarplanning klaar is, gaat PR met elk van de commissies die iets moeten organiseren aan de slag om te bepalen wat voor promotie ze willen, wanneer ze dat willen, wie het aanlevert en wanneer het aangeleverd wordt. 

Met behulp van een jaarplanning, kan waarschijnlijk 90% van alles dat dat jaar gepromoot moet worden al ingepland worden. Periodes waarin weinig gepromoot wordt vallen direct op en kunnen opgevuld worden. 

Voor elk activiteit die gepland gaat worden kan de promotie direct toegevoegd worden aan de jaarplanning, of aan een aparte PR-planning. Zo wordt voorkomen dat er op de ene dag vijf instaposts uit gaan, en er daarna vijf weken radiostilte is. 

PR kan ook direct deadlines stellen voor het aanleveren van (benodigdheden voor) promotiemateriaal. Zo beschermen ze zichzelf tegen omkomen in het werk wanneer vijf commissies tegelijk met hun instaposts en dergelijke aankomen. 

Pas de jaarplanning later aan wanneer nodig

Mocht later in het jaar blijken dat een activiteit toch beter een week eerder of later georganiseerd kan worden, pas dit dan in de planning aan en stel iedereen die er iets mee te maken heeft op de hoogte van de wijziging. 

Geen plan is perfect. Je heel strak aan een planning willen houden, terwijl er een goede reden is om er vanaf te wijken, is niet altijd handig. 

Kort samengevat

Jaarplanningen kunnen een ontzettend krachtig middel zijn om alle neuzen in een vereniging dezelfde kant op te krijgen. 

Het brengt commissieleden duidelijkheid over wat er van ze verwacht wordt, maar geeft ze ondertussen wel eigenaarschap. 

Tegelijkertijd zet het mensen die activiteiten met elkaar moeten afstemmen aan dezelfde tafel. Mensen gaan daarnaast veel minder snel tegen een planning in die ze zelf hebben opgesteld. 

De jaarplanning is ook een goede leidraad voor PR. Het geeft ze aan het begin van het jaar een document waar het grootste deel van de dingen die gepromoot moeten worden duidelijk in staan, en kunnen daar gelijk een promotieplanning voor maken. 

Als laatste zorgt het voor een goede afwisseling van activiteiten. Geen vijf borrels achter elkaar met daarna alleen maar educatieve activiteiten, maar een gezonde mix van allerlei verschillende activiteiten gedurende het hele verenigingsjaar.