Hoe maak je een begroting?

Chiel Boot avatar

Geschreven door 

Laatst gewijzigd op 

Deze vraag krijgen wij vaak te horen! Hoe maak je eigenlijk een begroting? In dit blogartikel neem ik je mee in de tocht tot het maken van een fatsoenlijke begroting. Riemen vast, here we go!

Wat is het?

Een begroting is eigenlijk een planning voor de geldzaken (financiën) van je vereniging. Je verwacht dat er geld binnen gaat komen, maar hoeveel? En waar komt dat geld vandaan? En als je het dan hebt, waar geef je het aan uit? Komt je begroting precies uit, houd je geld over, of heb je geld te weinig? 

In Nederland is elke vereniging verplicht om elk jaar een begroting te maken. Deze moet worden ingestemd door de algemene ledenvergadering. Als bestuur ga je laten zien wat je met het geld van de vereniging gaat doen, dus daar hebben de leden iets over te zeggen. Daarom moeten de leden ook elk jaar over de begroting kunnen stemmen. 

Baten en lasten

De begroting verdelen we in links en rechts. Links staan de baten, en rechts staan de lasten. De baten zijn alle inkomsten van de vereniging en de lasten alle uitgaven. 

Baten (inkomsten) zijn bijvoorbeeld:

  • Contributie (wat de leden bijdragen)
  • Subsidies (bijvoorbeeld vanuit je opleiding)
  • Sponsoring (bijvoorbeeld vanuit bedrijven)
  • Verkoop van verenigingskleding 
  • Eigen bijdragen bij activiteiten (dit staat los van contributie)

Lasten (uitgaven) zijn bijvoorbeeld:

  • Kosten van de bank of website
  • Inkopen van verenigingskleding
  • Kosten van activiteiten
  • Onvoorziene kosten 

Bij de lasten neem je altijd een kleine kop ‘onvoorziene kosten’ mee. Dit is voor als je, zoals de naam al zegt, kosten maakt die je niet verwacht had. De vuistregel voor verenigingen is dat dit 10% van je totale verwachte uitgaven is. Zijn je verwachte uitgaven € 5.000,-, dan begroot je dus € 500,- onvoorziene kosten in. Je rekent dan voor dat jaar dus een totale uitgaven van € 5.500,- want, uitgaven + onvoorziene kosten. 

Tijdens het begroten is het het beste om er altijd vanuit te gaan dat je de onvoorziene kosten moet gaan uitgeven. Deze pot is wel een laatste redmiddel, zorg dus dat je deze alleen gebruikt als je echt niet anders kan! 

Verdere invulling

We hebben links dus de baten en rechts de lasten. Hieronder zet je, in verschillende categorieën, de baten en lasten. De categorie ‘activiteiten’ heeft bijvoorbeeld 1 borrel per kwartaal, het gala, en een paar extra activiteiten. Per rij zet je neer hoeveel het gaat kosten en hoeveel geld het oplevert. 

Een voorbeeld van een begroting vind je hieronder. Gebruik deze vooral als voorbeeld voor jullie eigen begroting! 

Wat als je je niet houdt aan de begroting?

Minder geld uitgeven is meestal geen probleem. Leden zullen hooguit aangeven dat er meer geld uitgegeven mag worden, maar je kan hier als bestuur niet mee in de problemen komen. Meer geld uitgeven is lastiger: dat kan op twee manieren gebeuren. 

Manier 1: jullie besluiten als bestuur meer geld uit te willen geven. Officieel moet je dit eerst door de leden laten goedkeuren. Dat betekent dat je een ledenvergadering moet uitroepen waarin je een gewijzigde begroting voorstelt. Wordt deze ingestemd? Gefeliciteerd! Jullie kunnen nu meer geld uitgeven. 

Manier 2: er gebeurt iets wat de vereniging moet betalen, maar het past niet binnen de onvoorziene kosten. Als het snel betaald moet worden, kan het gebeuren dat er geen tijd is om eerst een ledenvergadering te organiseren. Officieel moet het wel, dus als dit gebeurt, kun je dat het beste zo snel mogelijk doen. Dan kun je alsnog de begroting verder bijsturen voor de rest van het jaar. 

Als bestuur kan het je niet aan een begroting houden verkeerd uitpakken. Je kan namelijk persoonlijk aansprakelijk worden gesteld, wat betekent dat je het verschil zelf terug moet betalen. Dat wil je natuurlijk niet, houd je daarom altijd zo goed mogelijk aan de begroting. 

Meer informatie over het penningmeester zijn?

Naast dit artikel over begrotingen hebben we ook een artikel, geschreven door Tanja Overbeek, die wat meer de diepte in gaat. Tanja is meerdere keren penningmeester geweest en volgt de opleiding accountancy aan de Hogeschool Utrecht.

+ berichten

Chiel is oprichter van studievereniging Educa, heeft een bestuursjaar bij het Overleg Studieverenigingen Hogeschool Utrecht (OSHU) gedaan, en is al meer dan 2,5 jaar actief in de medezeggenschap.

Wil je op de hoogte blijven?

Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief. Je weet het dan als eerste als we een nieuw blogartikel plaatsen!


Geplaatst op

in

,

door