Hoe de Eisenhower matrix jou kan helpen met het maken van keuzes

Chiel Boot avatar

Geschreven door 

Laatst gewijzigd op 

Sophie, een gedreven student die recentelijk verkozen is tot voorzitter van studievereniging Fictura. Ze gaat de uitdaging aan om een bestuursjaar te draaien, waarbij ze een breed scala aan verantwoordelijkheden heeft, zoals het organiseren van evenementen, communiceren met leden en samenwerken met andere bestuursleden. 

Moeite met prioriteiten

Het overweldigende gevoel van urgente taken, zoals last minute evenementenplanning en onverwachte crises, maakt het voor Sophie moeilijk om zich te concentreren op andere belangrijkere aspecten van haar bestuursjaar. Ze vraagt zich af hoe ze overzichtelijk goede en weloverwogen keuzes kan maken, kijkende naar de taken die op haar bordje liggen. 

Een bestuursjaar is vaak een uitdagende periode waarin je als bestuurder te maken krijgt met talloze taken, verantwoordelijkheden en projecten. Het kunnen maken van effectieve beslissingen en het stellen van prioriteiten, speelt een cruciale rol in het succes van jullie bestuursjaar. De Eisenhower Matrix is een krachtig model dat je kan helpen bij het organiseren van taken en het nemen van weloverwogen beslissingen.

Wat is de Eisenhower Matrix?

De Eisenhower Matrix is genoemd naar de voormalige Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower, die bekend stond om zijn vaardigheid in het managen van tijd en het nemen van belangrijke beslissingen. De matrix verdeelt taken in vier kwadranten op basis van twee criteria: urgentie en belangrijkheid. Belangrijkheid verwijst naar de bijdrage aan langetermijndoelen, terwijl urgentie betrekking heeft op onmiddellijke actie.

Kwadrant I: Dringend en Belangrijk
Deze taken vereisen onmiddellijke aandacht en zijn van groot belang. Het gaat om zaken die direct moeten worden aangepakt, zoals deadlines en crisissituaties. Besteed hier je meeste tijd en energie aan.

Kwadrant II: Niet Dringend, maar Wel Belangrijk
Deze taken hebben betrekking op planning, voorbereiding en preventie. Ze zijn niet onmiddellijk urgent, maar hun belangrijkheid op lange termijn is hoog. Door tijd te investeren in deze taken, kun je potentiële crisissituaties verminderen en je effectiviteit op de lange termijn vergroten.

Kwadrant III: Dringend, maar Niet Belangrijk
Taken in dit kwadrant lijken dringend, maar ze dragen weinig bij aan je langetermijndoelen. Probeer deze taken zoveel mogelijk te delegeren of te verminderen, zodat je meer tijd kunt besteden aan de belangrijkere zaken.

Kwadrant IV: Niet Dringend en Niet Belangrijk
Deze taken zijn vaak afleidend en voegen weinig waarde toe. Probeer ze te vermijden of minimaliseren, omdat ze afleiden van de zaken die echt belangrijk zijn voor het succes van je bestuursjaar.

Hoe kan de Eisenhower Matrix helpen in een bestuursjaar?

Prioriteiten stellen: 
Door taken te categoriseren op basis van urgentie en belangrijkheid, kun je duidelijk zien welke zaken directe aandacht vereisen en welke op de lange termijn van belang zijn. Het is goed om met je team vast te stellen aan welke maatstaven jullie de urgentie en belangrijkheid meten. Meet je die aan jou zelf, je bestuur of aan de organisatie? 

Effectieve tijdsbesteding: 
De matrix helpt je om je tijd effectief te verdelen, zodat je niet alleen reageert op urgente zaken, maar ook proactief werkt aan belangrijke langetermijndoelen.

Stressvermindering: 
Het vermogen om taken te organiseren en prioriteiten te stellen, vermindert stress en voorkomt dat je overweldigd raakt door de vele verantwoordelijkheden van een bestuursjaar.

Delegeren: 
Door te identificeren welke taken in Kwadrant III en IV vallen, kun je beslissen welke je kunt delegeren aan andere bestuursleden of eventueel commissie leden. Een andere mogelijkheid kan zijn om een taak volledig te laten vallen.

Conclusie

De Eisenhower Matrix is een waardevol hulpmiddel voor bestuurders die effectief willen omgaan met de uitdagingen van hun bestuursjaar. Neem de tijd om regelmatig je taken te evalueren en gebruik de Eisenhower Matrix als leidraad voor een doelgericht en succesvol bestuursjaar. Door dit te doen kun je voor jezelf structuur aanbrengen in je taken en kun je ook aan je bestuurders inzicht geven in wat jij belangrijk vindt. 

Deze openheid geeft ook weer mogelijkheden om eventueel aan elkaar te laten merken dat bepaalde taken misschien in een ander kwadrant zouden moeten zitten. Communicatie en structuur zijn key. De communicatie doe jij, de structuur doet de matrix.

+ berichten

Chiel is oprichter van studievereniging Educa, heeft een bestuursjaar bij het Overleg Studieverenigingen Hogeschool Utrecht (OSHU) gedaan, en is al meer dan 2,5 jaar actief in de medezeggenschap.

Wil je op de hoogte blijven?

Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief. Je weet het dan als eerste als we een nieuw blogartikel plaatsen!


Geplaatst op

in

,

door