Door deze 15 vragen met je bestuur te beantwoorden, voorkom je alle misverstanden

Lars van Scheijndel avatar

Geschreven door 

Laatst gewijzigd op 

Voor veel verenigingen is het bestuursjaar nu officieel 2 maanden bezig. Ondertussen zul je misschien al de nodige botsingen met bestuursgenoten hebben gehad. Geen paniek, dat hoort erbij, en is zelfs (met mate) goed om te hebben. 

Toch is dit ook nog een goed moment om bepaalde afspraken te maken met je bestuursgenoten. En omdat je al twee maanden bezig bent, kun je ongetwijfeld inzien waarom sommige van deze afspraken vergeten worden, maar waarom ze wél heel belangrijk kunnen zijn. 

De meeste problemen ontstaan namelijk door communicatiefouten. 

Het grootste deel van de afspraken die ik hieronder noem zijn daarom ook gefocust op miscommunicatie voorkomen. Je kan ze in één sessie allemaal beantwoorden, of opbreken in kleine stukken en ze bij verschillende vergaderingen behandelen in 10-15 minuten. 

Schrijf de afspraken op in een document. Door het duidelijk vast te leggen, begrijpt iedereen als het goed is wat er staat, en kun je later lezen wat je ook alweer hebt opgeschreven. 

Deze vragen zijn niet voor elk bestuur relevant. De kans dat je sommige vragen al tijdens een overdracht of inwerking hebt besproken is natuurlijk aanwezig. Toch denk ik dat er voor elk bestuur wel vragen tussen zitten waar ze nog eens over na moeten denken. 

Klaar voor de start? 

Hoeveel tijd denkt iedereen in hun bestuursjaar te kunnen stoppen? 

Hier is een dialoog die me ooit is verteld tijdens het geven van een training: 

A: “Zeg B, kun jij dit actiepunt oppakken?” 

B: “Nee, sorry, dat gaat me echt niet lukken voor de volgende vergadering.”

A: “Lukt dat echt niet? Wij hebben er al best veel, maar jij lijkt nog wel wat ruimte over te hebben. En het moet echt gebeuren.” 

B: “Nee het kan echt niet, anders heb ik deze week geen dag vrij meer.” 

Hele bestuur: “Dag vrij? Wij gebruiken elk vrij uurtje voor ons bestuursjaar! We hebben het hele jaar al geen dag vrij meer!” 

Voordat dit gesprek plaatsvond heerste er best wel wat onvrede binnen het bestuur over bestuurder B, omdat iedereen het idee had dat deze bestuurder minder tijd in het bestuursjaar stopte. Toen dit gesprek plaatsvond, werd ineens duidelijk waarom dat zo was. 

Voor bestuurder B was die wekelijkse dag vrij erg belangrijk. Toen het gesprek erover ging, kon iedereen zich daar ook bij neerleggen. Maar het gesprek moest wel plaatsvinden

Er is een goeie kans dat niet iedereen evenveel tijd in het bestuursjaar kan stoppen. Onze financiële situaties verschillen, dus de ene persoon zal ook meer moeten werken dan de ander. Misschien woont niet iedereen in de stad van studie, dus moet diegene rekening houden met extra reistijd. En misschien wilt iemand er gewoon niet teveel tijd in stoppen, omdat er ook nog zoveel andere leuke dingen zijn. 

Dat alles is geen probleem, maar gaat wel voor wrijving zorgen als het niet wordt uitgesproken. 

Bonustip: Bespreek dit ook voorafgaand tentamen-/projectweken en vakanties. Dan geef je iedereen (met name parttime bestuurders) de ruimte om hun opleiding ook nog te halen. 

Hoe gaan jullie om met keuzes waar je als individu niet achter staat?

Stel, jullie bestuur maakt een keuze, maar één bestuurder is het er niet mee eens. Dat kan, iedereen mag een mening hebben. Maar hoe ga je daar buiten je bestuur mee om? En wat als jij het niet eens bent met een keuze van het bestuur?

Mag je duidelijk maken aan anderen buiten je bestuur dat je het niet eens bent met die beslissing? In hoeverre kun je dat dan duidelijk maken? Zeg je alleen dat je het er niet mee eens bent, of ook dat je het een slechte beslissing vindt? 

De veilige optie is dat jullie altijd namens het bestuur spreken. “Als bestuur hebben we besloten dat …” geeft duidelijk aan wat de keuze was, maar laat niets los over onenigheid binnen het bestuur. 

Activiteiten

Hieronder wat vragen over jullie rol bij activiteiten. Die heeft Joram hier al uitgebreid besproken: https://oncoursetrainingen.nl/wat-is-je-rol-als-bestuurder-bij-een-activiteit/

Moet het hele bestuur altijd bij activiteiten aanwezig zijn?

Dit straalt wel wat uit. Als je als bestuur niet aanwezig kunt zijn, kan een commissie zich in de steek gelaten voelen. Maar altijd elk activiteit bijwonen als bestuurder kan z’n tol eisen, zeker als jullie organisatie erg actief is. 

Ga ook na hoe je naar een activiteit komt. Er zijn besturen die gewoon in eigen kleding komen, maar sommige besturen willen graag laten zien dat ze bestuur zijn (bijvoorbeeld om te laten zien dat ze bijvoorbeeld benaderbaar zijn). 

Hoeveel van de aanwezige bestuurders moeten nuchter zijn bij activiteiten?

Hier ben je natuurlijk helemaal vrij in, maar bedenk dat jullie als bestuur worden aangekeken als er iets fout gaat. Het helpt dan ontzettend als er 1 of 2 nuchtere bestuurders zijn. En als er niet goed wordt gehandeld in zo’n situatie terwijl er geen nuchtere bestuurders waren, kan dit ontzettend veel gedoe opleveren. 

Moeten er bestuurders met BHV en/of rijbewijs aanwezig zijn?

Bij bowlen in de binnenstad is het niet heel belangrijk om dit te hebben. Maar als je op studiereis of introkamp bent natuurlijk wel. Zorg er dan ook voor dat diegene nuchter zijn ;). 

Kunnen deze rollen overgenomen worden door (commissie)leden?

Als de activiteitencommissie een feest organiseert, en er twee commissieleden nuchter blijven, is dat dan voldoende? Of moet er daarnaast ook nog bestuur nuchter zijn? 

Portefeuilles

Benieuwd of jij verantwoordelijk bent voor de portefeuilles van je medebestuurders? Check dan dit blogartikel van Chiel: https://oncoursetrainingen.nl/dat-is-niet-mijn-portefeuille/. Benieuwd hoe je misverstanden omtrent portefeuilles voorkomt? Lees dan verder!

Wat is de portefeuilleverdeling?

Dit lijkt misschien logisch, maar veel verenigingen hebben alleen een functieverdeling. Een functieverdeling is geen portefeuilleverdeling! 

Bij sommige portefeuilles kun je raden bij welke functie het hoort: de penningmeester maakt natuurlijk de begroting, niet iemand anders. Maar als de secretaris verantwoordelijk is voor communicatie met leden, is die dan ook direct verantwoordelijk voor het beheren van de socials? Dat kan, maar hoeft niet per se zo te zijn. 

Voorkom misverstanden, en leg een portefeuilleverdeling vast! 

Is deze portefeuilleverdeling eerlijk/haalbaar?

Verschillende portefeuilles kosten verschillende hoeveelheden tijd. Controleer dus goed of de verdeling eerlijk én haalbaar is. 

Eerlijk staat bij een portefeuilleverdeling niet heel vast, omdat de ene bestuurder aangeeft meer tijd in hun jaar te kunnen stoppen dan de ander. Controleer daarom ook op haalbaarheid. 

Je kunt dit inschatten door gezamenlijk te bepalen hoeveel uur een portefeuille kost, en te kijken of alle portefeuilles van één bestuurder bij elkaar niet over de hoeveelheid beschikbare tijd van die bestuurder heen gaan. 

Wat doe je bij een nieuwe portefeuille?

Wat als er een nieuwe portefeuille verschijnt tijdens het bestuursjaar? Hoe bepaal je wie die oppakt? 

Wie kunnen er bij de bankrekening?

Als alleen je penningmeester bij de bankrekening kan, kan dat natuurlijk voor problemen zorgen. Het gaat hier om geld, dan wil je altijd minstens twee mensen hebben die dat in ieder geval kunnen bekijken. Ga dus na wie dit zijn, en zorg ervoor dat het er meer dan één is. 

Vergaderen

Een deel van de volgende vragen komen ook voor in een vergaderoefening die ik heb gemaakt. Je kun hem in 30 minuten doen, en vindt hem hier: https://oncoursetrainingen.nl/de-beste-vergaderoefening-voor-aan-het-begin-van-jullie-jaar/

Hoe vaak vergaderen we?

De meeste besturen vergaderen wekelijks. Daar is een reden voor: het is (vind ik) het best om elke week te vergaderen. 

Vaker dan dat, en er is te weinig tijd om je taken uit te voeren. 

Minder vaak, en je komt aardig in de knel als je een keer een vergadering overslaat (bijvoorbeeld door vakantie, tentamens, een activiteit, of iets anders). 

Heb het er ook gelijk over wat je doet als de vergadering echt niet uitkomt. Verplaatsen? Een keertje overslaan? Wel vergaderen met de mensen die wel kunnen? 

Wanneer vergaderen we?

Consistentie vermindert complexiteit, ofwel door de tijd (en locatie) van vergaderingen hetzelfde te houden, wordt het makkelijker om je aan die afspraak te houden. 

Wat als iemand niet bij een vergadering kan zijn?

Vervelend als dit gebeurt, maar de kans dat het een keer gebeurt is wel groot. Hier zijn wat tips die jullie kunnen doen als iemand niet aanwezig kan zijn: 

  1. Laat diegene van tevoren een update over actiepunten en portefeuilles geven
  2. Laat diegene van tevoren agendapunten doorgeven 
  3. Laat diegene achteraf de notulen goed doorlezen

Moet iedereen de notulen altijd lezen?

Dit is een lastig punt. Bij OnCourse vergeten we het ook wel eens. 

Notulen lezen kan erg belangrijk zijn. Notulen zijn je besluitdocumenten, wat betekent dat alles dat je als bestuur besluit daarin staat en dan dus geldig is

Notulen moeten ook beschikbaar zijn voor leden. Om die twee redenen wil je het weten als er iets verkeerds in staat! Dus, hoe goed moet iedereen de notulen lezen? 

Als je zeker wilt weten dat ze goed gelezen worden, laat de notulist dan een dier in de notulen verstoppen. Voor de volgende vergadering moet elke bestuurder dit dier doorgeven aan de notulist: die houdt bij wie het allemaal goed heeft. En dit werkt, want als er midden in een zin een woord staat dat je niet octopus, merk je dat wel. 

Moet iedereen 100% nuchter zijn?

100% nuchter (BOB) is 0% op. En alcohol kan best in de weg zitten bij een vergadering: ik kan met ervaring zeggen dat de effecten van alcohol die leuk zijn op een feestje niet fijn zijn tijdens het vergaderen. En met één of twee biertjes merk je dit misschien zelf niet, maar je bestuursgenoten wel. 

Als je pas om 19:00 vergadert, en één van je medebestuurders om 16:00 al klaar is met colleges, dan is een café natuurlijk een prima plek om de tijd te doden. Gezellig, maar ook precies de reden om het hier over te hebben. 

Zo, dat was ‘m

Zoals ik al zei, dit is niet voor elk bestuur relevant, maar de kans dat er iets nuttigs tussen zit voor jullie bestuur is wel groot. 
Welke afspraken hebben jullie met elkaar gemaakt die we in deze lijst nog missen? Laat het ons weten via Instagram of stuur ons een bericht!

+ berichten

Lars heeft bestuursjaren gedaan bij Studievereniging Indicium, Café HideOut en gemeenteraadspartij Student & Starter. Ook heeft hij er drie jaren in de instituutsraad en opleidingscommissie op zitten.

Wil je op de hoogte blijven?

Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief. Je weet het dan als eerste als we een nieuw blogartikel plaatsen!


Geplaatst op

in

,

door