Jullie jaar is net begonnen. Of het nu een bestuursjaar, raadsjaar, commissiejaar of een ander jaar is waarin veel vergaderd wordt, het is verstandig om daar afspraken over te maken. En dat kun je beter nu doen, dan over een paar maanden. In dit artikel lees je hoe je dat interactief in een half uur doet. Zo kun je het makkelijk in een vergadering passen, en hoef je er geen aparte meeting voor te plannen.
Deze oefening doe je met een team waar je veel mee gaat vergaderen. In 30 minuten krijgen jullie samen het volgende voor elkaar:
- Jullie weten wat iedereen belangrijk vindt bij een vergadering
- Jullie hebben afgesproken wat jullie team belangrijk vindt bij een vergadering
- Jullie hebben in een veilige omgeving gediscussieerd en elkaars grenzen beter leren kennen
Wat gaan jullie doen?
Tijdens de oefening maak je groepjes van 4 tot 8 personen. Probeer een goede mix te maken tussen man en vrouw, student en medewerker, jong en oud, etc. Maak de groepen ook ongeveer even groot.
Jullie gaan tien stellingen rangschikken op volgorde van hoe belangrijk jullie deze vinden. De stellingen gaan elk over vergaderen. Je kunt ze hier downloaden om uit te printen:
Print net zoveel sets van stellingen als dat je groepjes hebt, zodat elk groepje 1 set van 10 stellingen heeft. De meeste besturen en commissies doen deze oefening met 1 groepje, de meeste decentrale medezeggenschapsraden met 2 groepjes, en de meeste centrale medezeggenschapsraden met 3 groepjes.
Hoe doen jullie dit?
Elk groepje heeft 1 set stellingen. Elk groepje rangschikt de stellingen op volgorde die ze het beste vinden passen. Probeer tot een unaniem besluit te komen! Dat zal niet altijd makkelijk gaan, maar juist dat zet jullie aan tot discussies waarin je elkaar leert kennen.
Neem hier 15 minuten voor, daarna moet het klaar zijn. Zijn jullie met maar één groepje? Dan kun je hier 30 minuten voor nemen.
Zijn jullie veel te snel klaar? Vaak is dit een teken dat mensen zich te snel neerleggen bij de keuzes van anderen. Ga dan eens na of er misschien mensen te meegaand zijn in hun keuzes, en probeer te achterhalen of dit op te lossen is.
Daarna presenteren alle groepjes ‘één voor één hun lijst, elk binnen een minuut. Eventuele interessante punten kunnen hier benoemd worden, bijvoorbeeld dat er een compromis is gesloten, of dat er over een bepaald punt juist heel makkelijk besloten kon worden.
De resterende tijd wordt gebruikt om één gezamenlijke lijst te maken, waar iedereen achter staat. Discussie is belangrijk: zo leer je wat iedereen persoonlijk belangrijk vindt.
Na in totaal 30 minuten bezig te zijn geweest, hebben jullie een lijst van 10 stellingen gerangschikt op hoe belangrijk jullie als team elke stelling vinden. Notuleer dit, zodat je er altijd later nog bij kunt.
Deze instructies staan ook nog samengevat op het voorblad van de 10 stellingen.
En hoe nu verder?
Dit is slechts de kickstart van goed kunnen vergaderen. Jullie hebben nu duidelijk wat iedereen belangrijk vindt in een vergadering. Dat voorkomt ergernissen later dit jaar: als je samen door één deur kunt, zul je discussies ook niet uit de weg gaan. Handig!
Dit betekent niet dat jullie nu nooit meer tegen dingen aan zullen lopen tijdens de vergadering. Als dat gebeurt, ga dan wel met elkaar in gesprek, en leer van elkaar!
Lars heeft bestuursjaren gedaan bij Studievereniging Indicium, Café HideOut en gemeenteraadspartij Student & Starter. Ook heeft hij er drie jaren in de instituutsraad en opleidingscommissie op zitten.