“Dat is niet mijn portefeuille”

Iedereen die wel eens bij een groep bestuurders in de buurt is geweest of met een groepje bestuurders heeft geborreld heeft het ze wel een keer horen zeggen, “Dat is niet mijn portefeuille”. Wat wordt hier eigenlijk mee bedoeld? Als iets niet jouw portefeuille is, ben jij dan ook niet verantwoordelijk en/of aansprakelijk? En is op deze manier nadenken wel goed voor je organisatie? 

Deze vragen ga ik allemaal in dit blogartikel beantwoorden. 

Wat zijn portefeuilles?

Binnen de besturenwereld is een portefeuille eigenlijk een onderdeel van jouw takenpakket. Zo heeft een penningmeester eigenlijk altijd de portefeuille ‘penningen’ of ‘financiën’ en zo heeft de voorzitter vaak de portefeuilles ‘pers’ of ‘bestuursvergaderingen’. 

Wat wordt bedoeld met “Dat is niet mijn portefeuille”?

Iemand die dat zegt, bedoelt dat de deze taak bij een medebestuurder ligt. Diegene bedoelt dus geen verantwoordelijkheid te dragen over deze portefeuille, maar is dat wel zo? 

Kleine puntje: wanneer je iemand vraagt of ze iets kunnen regelen vanuit een bepaalde portefeuille, terwijl dat niet hun portefeuille is (bijvoorbeeld of de penningmeester een activiteit wilt organiseren), is “Dat is niet mijn portefeuille” natuurlijk wel een goed antwoord! Je wilt niet zomaar de portefeuilles van je medebestuurders over gaan nemen.

Ben ik aansprakelijk voor andermans portefeuilles?

De kern van dit artikel, ‘Ben ik aansprakelijk voor andermans portefeuilles?’, gaat natuurlijk in op een deel van wat we in onze wetgeving hebben staan. We gaan eerst een stukje theoretisch in op wat er in de wet staat, hoe je dat in jip-en-janneketaal kan lezen en vervolgens gaan we naar enkele praktische voorbeelden en de tussen conclusie. 

De Wet

Om dit te bekijken maken we even een uitstapje naar burgerlijk wetboek twee, specifiek naar artikel 9. In dit artikel staat het volgende: 

1. Elke bestuurder is tegenover de rechtspersoon gehouden tot een behoorlijke vervulling van zijn taak. Tot de taak van de bestuurder behoren alle bestuurstaken die niet bij of krachtens de wet of de statuten aan een of meer andere bestuurders zijn toebedeeld.
2. Elke bestuurder draagt verantwoordelijkheid voor de algemene gang van zaken. Hij is voor het geheel aansprakelijk terzake van onbehoorlijk bestuur, tenzij hem mede gelet op de aan anderen toebedeelde taken geen ernstig verwijt kan worden gemaakt en hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen van onbehoorlijk bestuur af te wenden.

Wat betekent dit eigenlijk? Dus bij deze nog een keer het artikel, maar dan in jip-en-janneketaal. 

1. Elke bestuurder moet diens toebedeelde taken binnen de vereniging/stichting fatsoenlijk uitvoeren. Tot de taak van de bestuurder behoren alle bestuurstaken die niet via de wet of de statuten aan een of meer andere bestuurders zijn toebedeeld.
2. Elke bestuurder draagt verantwoordelijkheid voor de algemene gang van zaken. Elke bestuurder is dan ook verantwoordelijk voor onbehoorlijk bestuur, tenzij de bestuurder er aantoonbaar diens best voor heeft gedaan om maatregelen te treffen om te zorgen dat er geen onbehoorlijk bestuur zou plaatsvinden.

Voorbeelden

Maar wat is dat “onbehoorlijk besturen” eigenlijk? Want daar heb ik ook een paar voorbeelden van gevonden. Onbehoorlijk besturen is niet specifiek gedefinieerd en is daardoor per situatie verschillend. Enkele voorbeelden kunnen wel zijn:

• Niet goed op orde hebben van de financiën
• Beslissingen nemen waar je niet goed over nagedacht hebt
• Tegen het doel van de vereniging/stichting handelen
• Zonder te overleggen met de rest van het bestuur beslissingen nemen
• Algemeen slecht beleid

Tussenconclusie

Ja, jij kan, kijkende naar artikel 9.2, aansprakelijk gesteld worden voor andermans fouten. Dit is echter alleen het geval op het moment dat je geen maatregelen hebt genomen om het onbehoorlijk bestuur tegen te gaan. 

Je wilt het dus altijd bespreekbaar maken wanneer een medebestuurder iets doet binnen hun portefeuille waar je niet achter staat. Het moment om dit bespreekbaar te maken is meestal goed te vinden tijdens je bestuursvergadering.

Is op deze manier nadenken goed voor je organisatie? 

Ik zou hier persoonlijk een hele dikke nee op zetten. Door niet op anderen te letten, alleen op je eigen werk te focussen en geen gezamenlijke verantwoordelijkheid te nemen over de collectieve taken die jullie als bestuur hebben, zul je niet uit je bestuursjaar halen wat er in zit. 

Enkele mogelijke gevolgen van de zojuist genoemde acties kunnen zijn:

• Dat je bestuur uit elkaar valt door dat iedereen alleen maar met eigen zaken bezig is.
• Dat je binnen je bestuur dingen dubbel doet door slechte onderlinge communicatie. 
• Een verslechterde band door dat je elkaar niet helpt. 
• Lagere kwaliteit van opgeleverde ‘producten’ door dat je niet met meerdere personen naar een ‘product’ kijkt.

Ik kan een ontzettend lange lijst kunnen maken van nadelen van op deze manier denken en werken. Zorg dus dat je samen met je bestuur het jaar door komt en ook naar elkaar kijkt. Dit ‘naar elkaar kijken’ kan controlerend gezien worden, maar dus kun je ook juist zien als een extra paar ogen die je van feedback kan voorzien. Hierdoor kun je het volgende keer alleen maar beter doen, toch? 

Wat kun je nu doen?

Ga eens met je bestuur samen zitten, spreek over verantwoordelijkheid en hoe jullie hiermee om gaan. Ga verder met elkaar in gesprek over hoe je je portefeuilles verdeeld, wie waar het voortouw neemt, wie verantwoordelijk is en wanneer er mensen bij springen en/of ondersteunen. En bespreek natuurlijk wat jullie doen als iemand een portefeuille niet goed uitvoert. 

Het punt over de wet met het onbehoorlijk bestuur komt nu in deze blog misschien wat zwaar over, maar in sommige gevallen is het wel nodig om hier over na te denken. Het kan zijn dat je in een bestuur zit waar dit belangrijk is. Op het moment dat jullie samen ervoor zorgen dat jullie van elkaar weten waar iedereen mee bezig is en de benodigde checks and balances instellen, maak je samen de kans klein dat er zo’n situatie zich voordoet.

Wil je meer weten over hoe je samen in gesprek kunt gaan over taken en werkdruk? Check dan dit artikel van Lars!