Binnenkort is het zo ver: introkamp! Na maandenlange voorbereiding organiseer je wellicht het belangrijkste evenement van dit jaar voor je vereniging.
Maar wat als er iets fout gaat?
Introkampen zijn ontzettend leuk, maar met veel mensen kan er ook veel fout gaan. Iemand heeft te veel alcohol op, er is een ambulance nodig, of er gebeurt iets anders: er zijn talloze scenario’s te bedenken waar je je niet op kunt voorbereiden, waarin goed crisismanagement vereist is. Als je dat vooraf goed afstemt, zijn je crisissen zo weer opgelost.
Voorkomen is beter dan genezen.
Het klinkt cliché, maar niets is minder waar. Als je kunt voorkomen dat jullie kamplocatie in de fik vliegt, hoef je de brandweer niet te bellen. Als iemand niet gewond raakt, is er ook geen ambulance nodig, en kan die EHBO-koffer dicht blijven.
Stem dus altijd af met de rest van je organisatie hoe je crisissen voorkomt.
En wat als er wel iets gebeurt?
Dan moet je daar natuurlijk zo snel mogelijk iets mee! Zorg ervoor dat één of twee mensen, met brede kennis over het introkamp, paraat staan om anderen aan te sturen: de (crisis)coördinatoren. Het is verstandig om deze mensen nuchter te laten blijven (dit hoeven niet elke dag dezelfde personen te zijn), want je wilt achteraf niet moeten vertellen dat een crisis erger is geworden, terwijl de coördinator een bakkie teveel op had.
Zorg ervoor dat de crisis niet erger wordt, en focus daarna op de crisis wegwerken.
Zorg voor overzicht en informatie
Die twee coördinatoren hoeven natuurlijk niet alles zelf te doen. Sterker nog, het is verstandig, vooral bij grotere crisissen, dat ze juist het overzicht houden. Andere mensen kunnen dan aangestuurd worden om EHBO te verlenen, 1-1-2 te bellen of naar een eerste hulp te rijden.
Overzicht voorkomt een situatie waarbij iedereen iets gaat doen dat ze goed lijkt, maar daardoor het onderliggende probleem niet wordt opgelost. Crisissen worden bijna altijd erger wanneer er een gebrek aan informatie is.
Zin in een deep-dive?
Dit blogartikel is slechts het begin van crisismanagement op introkampen en andere grote activiteiten. Wil je hier dieper op ingaan? Wij geven trainingen in crisismanagement voor studentenorganisaties, die kun je hier aanvragen.
Lars heeft bestuursjaren gedaan bij Studievereniging Indicium, Café HideOut en gemeenteraadspartij Student & Starter. Ook heeft hij er drie jaren in de instituutsraad en opleidingscommissie op zitten.