Bestuurslid uitgevallen? Zo hou je de boel op koers

Crisis: de nachtmerrie van elke bestuurder. De wereld lijkt op zijn kop te staan en je moet midden in alle hectiek de juiste stappen zetten. Het is doodeng.

Crises komen in allerlei soorten en maten en crisismanagement verdient z’n hele eigen training, maar in het geval van uitval van een bestuurslid zijn er concrete stappen die je kan zetten om samen het hoofd koel te houden. Daar ga ik in dit blogartikel op in.

Een goed functionerend bestuur is bepalend voor het functioneren van de hele vereniging. Echter, er kan een tijd komen dat het jaar niet naar verwachting loopt en een bestuurslid besluit af te treden of gevraagd wordt te vertrekken. Om de organisatie zo stabiel mogelijk te houden is het belangrijk bewust te handelen tijdens zo’n grote overgang binnen het bestuur.

Ervaring is de grootste leermeester

Helaas gebeurt het vaker dan je zou denken dat een dergelijke situatie zich voordoet. Geloof me, niemand is er ooit goed op voorbereid. Een veelvoorkomend gevolg hiervan is dat belangrijke stappen worden overgeslagen of dat er meer drama en spanning ontstaat dan nodig was. Ook ikzelf heb door het vertrek van een bestuurslid moeten meemaken wat er allemaal bij komt kijken. En ook ik heb dingen die ik in een volgende situatie anders zou doen.

Het stappenplan

Hieronder vind je een lijstje met stappen die je sowieso zult doorlopen bij het vertrek van een bestuurslid. Hanteer dit niet als bijbel, want elke situatie is anders, maar probeer wel aan de hand van deze stappen structuur in het proces aan te brengen.

Stap 1: Analyseer de situatie

Zodra besloten is dat een bestuurslid zal vertrekken, is het essentieel om eerst de situatie te inventariseren. 

Beantwoord voor jezelf daarom de volgende vragen:

• Wie vertrekt er? Is dit nog te voorkomen?
• Waarom vertrekt dit bestuurslid?
• Per wanneer vertrekt dit bestuurslid?
• Welke taken pakte dit bestuurslid op?
• Wie is op de hoogte van het vertrek van het bestuurslid?
• Waar heeft dit bestuurslid toegang tot (sleutels, e-mail, bankrekening, etc.)?

Stap 2: Het besluit

Of het vertrek een wederzijds besluit is of niet, kan invloed hebben op de volgende stappen. Als er een wederzijds besluit is, en het bestuurslid zelf diens ontslag indient, dan kan de focus liggen op het zorgen voor een zo soepel mogelijk vertrek. Echter, als het besluit eenzijdig is, kunnen extra stappen, zoals een bijzondere algemene ledenvergadering (ALV), nodig zijn om het proces te formaliseren en om de leden te vragen om het bestuurslid te ontslaan.

Stap 3: de communicatiestrategie

Een goede en waterdichte communicatie over het vertrek is cruciaal om geruchten tegen te gaan en het vertrouwen in het bestuur sterk te houden. Er moet besloten worden over de boodschap, de communicatiemiddelen en de timing. Zorg dat alle belanghebbenden op een gepaste en gevoelige manier worden geïnformeerd. Zo voorkom je dat er onnodig veel (extra) weerstand en tegenspraak ontstaat.

Stel jezelf de volgende vragen:

• Wat communiceren jullie (gezamenlijk met het vertrekkende bestuurslid)?
• Naar wie wordt er gecommuniceerd? (+ moet dit tijdelijk vertrouwelijk blijven?)
• Wie communiceert er?
• Hoe wordt er gecommuniceerd?
• Wanneer wordt er gecommuniceerd?
• Bij wie kunnen leden terecht (bijv. vertrouwenscontactpersoon)?

Er moet ook een onderscheid gemaakt worden tussen communicatie binnen en buiten de organisatie.

Interne Communicatie: Geef prioriteit aan transparantie en empathie om vertrouwen binnen de organisatie zo min mogelijk te beschadigen. Bespreek het vertrek met leden, en geef ruimte voor vragen en zorgen. Het is ook belangrijk om de impact op functies en portefeuilles te schetsen. Hierbij kan je er ook voor kiezen om een externe gespreksleider te vragen om dit moment te structureren. Heb ook oog voor bijvoorbeeld commissieleden waar dit bestuurslid veel contact mee had. Mogelijk vragen zij zich af wie nu hun aanspreekpunt is vanuit het bestuur.

Externe Communicatie: Stem het bericht af op belanghebbenden en focus met jullie boodschap op de veerkracht en continuïteit van de organisatie. Maak voor jezelf een lijstje wie er buiten de organisatie op de hoogte moet worden gebracht. Denk hierbij aan mogelijke contactpersonen bij een onderwijsinstelling, een samenwerkingspartner waar veel contact mee is en bevriende organisaties.

Zorg dat alle communicatie consistent, respectvol en in lijn met de waarden van jullie organisatie is. Cruciaal hierbij is dat alle bestuursleden zich houden aan hetzelfde verhaal (of woordvoeringslijn) en niet op persoonlijke titel uitingen gaan doen. Zo zorg je dat je in crisistijd niet onnodig het imago van je organisatie beschadigt. Iets wat hierbij kan helpen, is een gedeelde plek waarbij het tijdspad uiteen wordt gezet. Dit kan bijvoorbeeld een kalender zijn. In een volgend artikel zullen we hier uitgebreider op ingaan.

Stap 4: Formaliteiten

Er zijn ook formele stappen die moeten worden gezet. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de ALV, het uitschrijven bij de Kamer van Koophandel en het informeren van relevante externe partijen (indien van toepassing bijvoorbeeld koepelorganisaties ). Daarnaast moet er ook een nieuwe portefeuille- of taakverdeling komen voor de overgebleven leden.

De Algemene Ledenvergadering hoeft volgens de meeste statuten niet een besluit te nemen als een bestuurslid zelf opstapt. Wanneer de rest van het bestuur iemand wil ontslaan, dan moet de ALV daar vaak wel over besluiten.

Documenten die nodig zijn voor de Bijzondere Algemene Ledenvergadering:

• Besluitvormend stuk: verzoek tot ontslag (in het geval dat iemand niet zelf opstapt. Benoem ook de aanleiding en wat er is gedaan om deze situatie te voorkomen)
• Verklaring van het potentieel vertrekkende bestuurslid
• Verantwoording gedane werkzaamheden van potentieel vertrekkende bestuurslid
• Informerend stuk: nieuwe portefeuilleverdeling
• Oordeelsvormend stuk: prioritering van alle portefeuilles voor de overgebleven bestuursleden

Overige regelzaken na het ontslag door de ALV:

• Uitschrijven bij de Kamer van Koophandel
• Toegang tot (e-mail)account ontzeggen 

Stap 5: Mogelijke versterking

Na het vertrek van een bestuurslid valt er een gat. Het is vaak een emotioneel proces geweest, de taken hebben een tijdje stil gelegen en er is meer werkdruk bij iedereen komen te liggen. Het is een optie om te kiezen om een nieuw bestuurslid toe te voegen. Het bestuur kan er bijvoorbeeld voor kiezen om oud-bestuursleden of ervaren leden in te vliegen. Dit is een besluit dat geheel aan het bestuur ligt en voor- en nadelen heeft.

Conclusie

Het vertrek van een bestuurslid is vaak ontzettend uitdagend. Aan de ene kant is het een ervaring die ik niemand gun en aan de andere kant is het soms wel het beste voor iedereen in de situatie. Schrijf je ervaringen goed op en leer van de lessen. Heel veel succes.