5 tips voor het werven van een nieuw bestuur

Joram van Velzen avatar

Geschreven door 

Laatst gewijzigd op 

Een aantal jaren geleden sprak ik met een gefrustreerde bestuurder over bestuurswerving. De frustratie kwam voort uit het feit dat ze een informatieavond voor geïnteresseerden voor een bestuursjaar had georganiseerd, maar dat hier bijna niemand op af was gekomen. Nu is lage opkomst bij een activiteit nooit leuk, maar als het gaat om je opvolging vinden, terwijl bij jou je energie begint op te raken, dan kan je behoorlijk moedeloos worden. Na een tijdje met haar gesproken te hebben, kwam ik erachter dat ze een aantal cruciale stappen had overgeslagen. In dit artikel zet ik die stappen voor jullie op een rijtje.

De aanpak die deze bestuurder had gebruikt, is een aanpak die ik vaker zie. Na ongeveer driekwart van je bestuursjaar kijken bestuurders elkaar aan en dan besluiten ze dat het maar eens tijd werd om opvolging te gaan vinden. Er wordt promotiemateriaal gemaakt en er wordt een informatieavond gepland. Iedereen en z’n moeder wordt op een borrel aangesproken en geappt en dan hopen dat er mensen zijn die zich een jaar lang willen inzetten als bestuurslid. 

Het is ook niet makkelijk

Het lastige tijdens een bestuursjaar is dat er vrij weinig dingen zijn waar écht tijd voor is. Er zijn heel veel balletjes om hoog te houden en dat maakt dat je dingen meestal niet goed kunt plannen. Ook wil je zoveel mogelijk uit je jaar halen, dus je richt je erop om je eigen doelen te behalen. Op ongeveer driekwart van je jaar, wanneer de werving eigenlijk zou moeten beginnen, wil je alles op alles zetten om de gestelde doelen rond te krijgen. Het gevolg? Een wervingsprocedure die inzet op zoveel mogelijk mensen benaderen. Kwantiteit in plaats van kwaliteit. Schieten met hagel. 

Hier is ook een kanttekening bij te zetten. Het studentenleven is niet meer wat het geweest is. Door toegenomen prestatiedruk, het leenstelsel, individualisering en een zware coronaperiode heeft het verenigingsleven een klap opgelopen. Het is lastiger geworden om (voldoende) mensen te vinden die een intensieve vrijwilligersfunctie willen vervullen naast hun studie. Dit is terug te zien bij commissies, maar ook bij besturen. Het is een flinke uitdaging en dat betekent: slim werven!

Dit zijn vijf tips

Bestuurswerving is een onderwerp waar je een hele training aan zou kunnen (en willen) wijden, maar voor het gemak kunnen we hier wel alvast een aantal tips delen

Maak een planning

Het is makkelijker om te er achter te komen wat je moet doen, als je weet waar je naartoe gaat. Een aantal momenten zijn van tevoren al bekend (of kan je al inplannen). Dit zijn bijvoorbeeld de wissel- of stem ALV en de bekendmaking van de kandidaten voorafgaand daaraan. Vanaf daar kun je gaan terugrekenen. Bepaal wanneer de sollicitatiedeadline is en markeer ook een moment waarop de sollicitaties openen. Zo creëer je een tijdspad waarbinnen je je wervingsactiviteiten kunt plannen.

Bepaal je doelgroep

Je doelgroep bepalen klinkt simpeler dan het is. Het is echter goed om wat langer stil te staan bij dit vraagstuk. Er zijn namelijk een hoop verschillende factoren waar je rekening mee kunt houden. Je kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld betrokkenheid bij de organisatie, relevante ervaring of specifieke vaardigheden (zoals omgaan met financiën). Definieer zo helder mogelijk waar het bestuur als team aan moet voldoen. Het uiteindelijke doel is om een samenstelling te creëren die elkaar aanvult. Veel organisaties laten hiervoor de ALV een functieprofiel, zoekprofiel of profielschets hiervoor opstellen. Dit is een document dat omschrijft naar wat voor soort bestuursleden er moet worden gezocht. 

Hier vind je een voorbeeld hiervan!

Stel een ZoekCommissie samen

Een belangrijke mantra voor je bestuursjaar is: ‘Gedeelde verantwoordelijkheid is geen verantwoordelijkheid’. Dat is natuurlijk niet zo zwart-wit, want het is heel goed als meerdere mensen ergens de verantwoordelijkheid voor dragen. Er zit wel een valkuil in met z’n allen ergens mee bezig te zijn, want dan is er niet één eindverantwoordelijke. Om die reden is het goed om een ZoekCommissie (of WerfCo) aan te stellen. Deze commissie heeft als taak om een werfplan op te stellen en mensen te enthousiasmeren om te solliciteren voor een bestuursjaar. Deze commissie behandelt niet de sollicitaties zelf, dus ze hebben de volledige ruimte om mensen een boost in hun zelfvertrouwen te geven, zonder ze daarna zelf af te hoeven wijzen. Vaak zie je dat één of meerdere bestuursleden ook deel uitmaken van deze commissie. De leden van de ZoekCommissie kunnen ook geselecteerd worden op basis van hun verschillende netwerken (binnen de organisatie), zodat er een zo breed mogelijk net wordt uitgegooid.

Organiseer wervingsactiviteiten

Onze gefrustreerde bestuurder aan het begin van het artikel zat op het juiste spoor. Een informatieavond kan heel helpend zijn om geïnteresseerden een beter beeld te geven van een bestuursjaar, om ze wat meer over de streep te trekken om te solliciteren. Er kan echter nog van alles aan vooraf gaan. Denk aan als ZoekCommissie langs gaan bij de andere commissies van de vereniging, (digitale) promo verspreiden en mensen gericht benaderen via WhatsApp en tijdens andere activiteiten. Stel in het werfplan een logische volgorde van dit soort activiteiten vast.

Evalueer de wervingsprocedure

Onze laatste tip is er eentje die helaas vaak wordt vergeten binnen jongerenorganisaties. Evalueren. Het kan enorm helpend zijn voor jullie opvolgers om te weten wat in het verleden wel en niet heeft gewerkt in de bestuurswerving. Laat om die reden de ZoekCommissie aan het einde van de procedure een evaluatie opstellen en die voorleggen aan de ALV. Archiveer deze evaluatie goed en zo krijg je als het goed is elk jaar een betere procedure.

Zo makkelijk is het niet…

Makkelijk is het zeker niet! De realiteit is nog steeds dat je vaak uit een kleine vijver aan het vissen bent en dat het lastig is om überhaupt genoeg sollicitanten te kunnen vinden, laat staan dat je kunt kiezen. Tegelijkertijd kan een stevige wervingsprocedure eraan bijdragen dat je het onderste uit de kan haalt. Ook wordt werven niet een nagedachte, maar een gestructureerd proces met duidelijke verantwoordelijkheden.

Sexy maakt sexy

De winst van een sterke wervingsprocedure is uiteindelijk het meest terug te zien in de organisatie zelf. Een bestuurder zei ooit tegen mij: ‘Sexy maakt sexy’. Zijn theorie was dat een aantrekkelijk bestuur vaak aantrekkelijke opvolgers heeft. Of dat klopt, weet ik niet, maar ik weet wél dat dat vaak geldt voor een capabel bestuur. Als je een goed bestuursjaar hebt gedraaid, een goede werving hebt neergezet en de overdracht is op orde, begint het volgende bestuur met een enorme voorsprong aan hun bestuursjaar. 

De bonus van een goede en slimme procedure is ook dat je er als bestuur gezamenlijk minder tijd aan kwijt bent. De verantwoordelijkheden zijn duidelijk belegd bij de commissie en zij pakken het op. Je voert niet uit, maar je coördineert. 

Conclusie

Dit artikel begon met de boodschap dat je hier een hele training over zou kunnen geven en dat is ook echt zo. Er zijn nog veel meer tips te benoemen en werkwijzen te delen om écht te zorgen voor een goede werving. Ik hoop wel dat ik jullie met dit artikel enigszins op weg heb kunnen helpen om een start te kunnen maken. Werf ze!

+ berichten

Wil je op de hoogte blijven?

Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief. Je weet het dan als eerste als we een nieuw blogartikel plaatsen!


Geplaatst op

in

,

door